Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Doldurulur?

Tahsilat makbuzu, bir mal veya hizmet karşılığında yapılan ödemenin alındığını ispatlayan ticari bir belgedir ve temel amacı para veya ödeme aracının el değiştirdiğini resmi olarak kayıt altına almaktır. Bu belge, hem ödemeyi yapan hem de alan taraf için bir güvence oluşturur ve muhasebe kayıtlarında kanıtlayıcı bir evrak olarak kullanılır.

Bir tahsilat makbuzu doldurmak için makbuz tarihi ve seri numarası, tarafların bilgileri (unvan, VKN/TCKN), ödenen tutar (rakam ve yazıyla), ödeme şekli (nakit, EFT vb.) ve tarafların imzası gibi temel alanların eksiksiz girilmesi gerekir. Bir tahsilat makbuzu örneği ve doldurma adımları için aşağıdaki başlıkları inceleyebilirsiniz.

Tahsilat Makbuzu Nedir?

Tahsilat makbuzu, ticari bir işlem sonucunda alacaklı tarafın, borçlu taraftan bir ödeme aldığını belgelemek amacıyla düzenlediği resmi bir evraktır. Bu ödeme makbuzu, yapılan para transferinin veya ödemenin kanıtı niteliğindedir. Özellikle fatura kesilmiş bir borcun ödenmesi, avans veya kapora alınması, kira veya aidat gibi periyodik ödemelerin tahsil edilmesi gibi durumlarda kullanılır. Bir uyuşmazlık durumunda ödemenin yapıldığını ispatlayan en temel belgelerden biridir. Bu nedenle düzenlenen tahsilat belgesinin her iki tarafça da usulüne uygun saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesi önemlidir.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?

Tahsilat makbuzunun yasal geçerliliği için tüm alanlarının eksiksiz ve doğru bilgilerle doldurulması kritik öneme sahiptir. "Makbuz nasıl doldurulur?" sorusunun cevabı aşağıdaki adımlarda özetlenmiştir:

• Makbuz Seri No ve Tarih: Makbuzun sağ üst köşesine belgenin düzenlendiği tarih ve matbu olarak gelen seri-sıra numarası yazılır.
• Düzenleyen Bilgileri: Ödemeyi alan tarafın ticari unvanı, adresi ve Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası (TCKN) belirtilir.
• Ödeyen Bilgileri: Ödemeyi yapan kişi veya kurumun adı/unvanı ve adresi bu alana girilir.
• Tutar ve Para Birimi: Alınan tutar hem rakamla hem de yazıyla eksiksiz olarak yazılmalı ve para birimi (TL, USD vb.) belirtilmelidir.
• Ödeme Şekli: Ödemenin ne şekilde yapıldığı (Nakit, Çek, Kredi Kartı/POS, EFT/FAST) açıkça işaretlenmelidir.
• Açıklama: Ödemenin hangi borca veya faturaya istinaden yapıldığı (örn: "12345 no'lu faturaya mahsuben") bu bölüme not edilir.
• İmza ve Kaşe: Ödemeyi alan yetkilinin imzası ve firma kaşesi mutlaka bulunmalıdır.
• Nüshalar: Makbuz genellikle iki nüsha düzenlenir; aslı ödemeyi yapana verilir, sureti ise düzenleyende kalır.

Tahsilat Makbuzu Örneği

Aşağıdaki tablo, bir tahsilat makbuzu örneği üzerinde bulunan temel alanları özetlemektedir.

Alan Adı	Açıklama
Makbuz No	Belgenin takip edilebilirliği için matbu seri ve sıra numarası.
Tarih	Ödemenin alındığı günün tarihi.
Düzenleyen Bilgileri	Parayı alan kişi/kurumun ticari unvanı, adresi ve VKN/TCKN'si.
Ödeyen Bilgileri	Parayı veren kişi/kurumun adı/unvanı ve adresi.
Tutar	Alınan meblağın rakam ve yazı ile belirtilmesi.
Ödeme Şekli	Ödemenin nakit, banka havalesi, kredi kartı vb. yollardan hangisiyle yapıldığı.
Açıklama	Ödemenin hangi borç, fatura veya hizmete karşılık yapıldığına dair not.
İmza/Kaşe	Parayı teslim alan yetkilinin imzası ve şirket kaşesi.

Tahsilat Makbuzu Nereden Alınır?

Tahsilat makbuzu, matbaalar veya anlaşmalı kırtasiyeler tarafından basılan koçan (matbu) formunda temin edilebilir veya kullanılan muhasebe yazılımları ve e-tahsilat sistemleri üzerinden dijital olarak oluşturulup çıktısı alınabilir. Matbu olarak alınan makbuzların üzerinde seri ve sıra numaralarının basılı olması zorunludur ve düzenlendikten sonra mutlaka kaşelenmelidir. Dijital ortamda hazırlanan makbuzlar ise genellikle sistem tarafından otomatik numaralandırılır. Güncel format ve yetkili tedarik koşulları için GİB’in ilgili duyurularını kontrol etmek önemlidir.

Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?

Tahsilat makbuzu, para alışverişinin belgelendirilmesi gereken birçok farklı durumda kullanılır:

• Cari Alacak Tahsilatı: Şirketlerin müşterilerinden faturalı alacaklarını tahsil ettiğinde düzenlediği tahsilat makbuzu en yaygın kullanım alanıdır.
• Perakende Satışlar: Özellikle hizmet sektöründe, fatura anında düzenlenemediğinde veya ödeme daha sonra yapıldığında tahsilat makbuzu kullanılır.
• Aidat ve Bağış Toplamaları: Apartman, site yönetimleri veya dernekler gibi kurumlar, üyelerinden topladıkları ödemeler için bu belgeyi düzenler.
• Avans ve Depozito İşlemleri: Bir iş veya kiralama için alınan ön ödeme veya güvence bedelleri için tahsilat makbuzu kesilir.
• Serbest Meslek Ödemeleri: Avukat, doktor veya danışman gibi serbest meslek erbapları, hizmet bedellerini aldıklarında bu belgeyi kullanabilir.

Tahsilat Makbuzu Düzenleme Limiti Nedir?

Ticari işlemlerde nakit ödemeler için bir üst limit bulunmaktadır ve bu limitler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tebliğlerine göre yıllık olarak güncellenebilir. Bu limitin üzerindeki ödemelerin banka, PTT veya finansal kurumlar aracılığıyla (EFT, FAST, POS cihazı vb.) yapılması zorunludur. Dolayısıyla, tahsilat makbuzu düzenleme limiti, nakit tahsilat limitleriyle doğrudan ilişkilidir.

• Örneğin, GİB'in belirlediği 7.000 TL'lik (bu rakam temsili olup güncel GİB duyurularına göre güncellenmelidir) tevsik zorunluluğu limiti aşıldığında, ödeme bankadan geçmeli ve bu durum makbuzda belirtilmelidir.
• Bu limitin üzerindeki bir alacağı yasal zorunluluğu aşmak için parçalara bölerek birden fazla nakit tahsilat makbuzu düzenlemek usulsüzlük olarak kabul edilir.

Tahsilat Makbuzu Fatura Yerine Geçer Mi?

Hayır, tahsilat makbuzu genellikle fatura yerine geçmez; çünkü fatura bir malın satıldığını veya hizmetin verildiğini, makbuz ise bu mal/hizmetin bedelinin ödendiğini belgeler. Vergi Usul Kanunu'na göre fatura düzenlenmesi zorunlu olan satış işlemlerinde, tahsilat makbuzu tek başına yeterli değildir ve asıl belge faturadır. Tahsilat makbuzu, kesilen fatura ile ilişkili ödemenin yapıldığını gösteren tamamlayıcı bir belgedir. E-belge süreçlerinde de, düzenlenen bir e-faturanın ödemesi alındığında ayrıca bir e-tahsilat makbuzu oluşturularak süreç tamamlanabilir.

Hemen 14 günlük ücretsiz denemeyi aç, Bilsoft Bulut Ön Muhasebe ile fatura ve tahsilat makbuzunu anında kes!

Tahsilat Makbuzu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Tahsilat makbuzu ne zaman düzenlenir?

Tahsilat makbuzu, bir ödeme (nakit, çek, havale vb.) alındığı anda düzenlenir. Özellikle fatura kesilmiş bir borcun tahsilatı, avans alınması veya periyodik ödemelerin toplanması gibi para veya ödeme aracının el değiştirdiği her işlemde kullanılır.

Tahsilat makbuzunu kimler düzenleyebilir?

Tahsilat makbuzunu, ödemeyi alan taraf (alacaklı) düzenler. Ticari faaliyette bulunan tüm işletmeler, serbest meslek erbapları, dernekler, vakıflar ve apartman/site yönetimleri gibi para tahsil eden tüm kişi ve kurumlar bu belgeyi düzenleyebilir.

E-tahsilat makbuzu geçerli midir?

Evet, e-tahsilat makbuzu yasal olarak geçerlidir. Muhasebe programları veya online tahsilat sistemleri üzerinden dijital olarak oluşturulan, alıcıya e-posta gibi yollarla iletilen bu makbuzlar, matbu makbuzlarla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir ve GİB standartlarına uygundur.

Tahsilat makbuzunda imza zorunlu mu?

Evet, tahsilat makbuzunda ödemeyi teslim alan yetkilinin imzası zorunludur. İmza, paranın teslim alındığını teyit eden en önemli unsurdur ve belgenin ispat gücünü artırır. İmzasız bir tahsilat makbuzu, yasal olarak eksik kabul edilebilir.

Yanlış düzenlenen tahsilat makbuzu nasıl iptal/düzeltilir?

Yanlış düzenlenen bir tahsilat makbuzu, üzerine "İPTAL" yazılarak ve tüm nüshaları bir araya getirilerek iptal edilir; bu nüshalar saklanmalıdır. Eğer düzeltme yapılacaksa, hatalı makbuz iptal edildikten sonra doğru bilgilerle yeni bir tahsilat makbuzu düzenlenmesi en güvenli yöntemdir.