Ticari hayata yeni atılanlar veya uluslararası ticaretle ilgilenenlerin sıkça karşılaştığı ancak tam olarak ne anlama geldiğini bilmediği terimlerden biri de proforma faturadır. Resmi bir fatura olmamasına rağmen, ticaretin ilk adımlarında kritik bir rol oynayan bu belge, alıcı ve satıcı arasındaki anlaşmanın temelini oluşturur. Peki, tam olarak proforma fatura nedir, ne işe yarar ve ticari faturadan ne gibi farkları vardır? Bu yazımızda, proforma faturaya dair tüm merak ettiklerinizi sade, anlaşılır ve detaylı bir dille açıklıyoruz.
Proforma Fatura Ne Demek?
En basit tanımıyla proforma fatura, bir satış işleminin ön teklifini veya ön bilgilendirmesini içeren, yasal ve mali bir yükümlülük doğurmayan bir belgedir. Latince "şekil için" veya "usulen" anlamına gelen "pro forma" kelimesinden türemiştir. Bu belge, satıcının, alıcıya sunacağı mal veya hizmetin özelliklerini, miktarını, fiyatını, teslim ve ödeme koşullarını detaylı bir şekilde belirttiği bir tür ön faturadır.
Ticaret ve Vergi Hukuku'nda resmi bir tanımı bulunmayan proforma fatura, bu nedenle ticari bir fatura gibi muhasebe kayıtlarına işlenmez ve KDV gibi vergisel yükümlülüklere tabi değildir. Asıl amacı, satış gerçekleşmeden önce tarafların tüm şartlarda mutabık kalmasını sağlamak ve ticari süreci şeffaf bir zemine oturtmaktır. Uluslararası ticarette ise Proforma Invoice olarak bilinir ve genellikle bir satış sözleşmesi niteliği taşır.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Proforma faturanın ticari süreçlerde birden fazla önemli işlevi bulunmaktadır. Bu işlevler hem alıcıya hem de satıcıya çeşitli avantajlar sağlar.
Alıcı Açısından Faydaları:
- Teklif Değerlendirme: Alıcı, farklı tedarikçilerden aldığı proforma faturaları karşılaştırarak en uygun teklifi seçme imkanına sahip olur.
- Bütçe Planlaması: Mal veya hizmetin toplam maliyetini (nakliye, sigorta vb. dahil) önceden görerek bütçesini daha etkin bir şekilde planlayabilir.
- İzin ve Finansman Süreçleri: Bazı kurumsal satın alma süreçlerinde veya banka kredisi, akreditif gibi finansman yöntemlerine başvururken proforma fatura, işlemin detaylarını gösteren resmi bir ön belge olarak talep edilir.
- Gümrük İşlemleri: İthalat işlemlerinde, gümrük idaresine malın değeri ve özellikleri hakkında ön bilgi vermek için kullanılabilir.
Satıcı Açısından Faydaları:
- Profesyonel Teklif Sunumu: Müşteriye sözlü bir fiyat teklifi yerine, tüm detayları içeren yazılı bir proforma fatura sunmak, kurumsal ve profesyonel bir imaj çizer.
- Anlaşma Teyidi: Alıcının proforma faturayı onaylaması, siparişin şartları üzerinde anlaşıldığı anlamına gelir ve üretim veya tedarik sürecinin güvenle başlatılmasını sağlar.
- Hataları Önleme: Ticari fatura kesilmeden önce tüm detayların (ürün kodu, miktar, fiyat, teslim adresi vb.) proforma üzerinde teyit edilmesi, sonradan ortaya çıkabilecek hataları ve anlaşmazlıkları en aza indirir.
- Siparişin Çerçevesini Çizme: Satışın tüm koşullarını net bir şekilde ortaya koyarak, her iki taraf için de sürecin sorunsuz ilerlemesine zemin hazırlar.
Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Farklar
Proforma fatura ve ticari fatura, sıkça birbiriyle karıştırılan iki belgedir. Ancak aralarında hukuki, mali ve işlevsel olarak temel farklar bulunur. Bu farkları bilmek, ticari işlemlerinizi doğru yönetmeniz için kritiktir.
| Özellik | Proforma Fatura | Ticari (Resmi) Fatura |
|---|---|---|
| Tanım | Ön teklif ve bilgilendirme belgesi. | Gerçekleşen bir satışın kaydı ve ödeme talebi. |
| Hukuki Geçerlilik | Yasal olarak bağlayıcı değildir. Bir sözleşme niteliği taşımaz. | Yasal olarak bağlayıcıdır ve bir alacağı ispat eder. |
| Mali Değer | Mali bir yükümlülük yaratmaz. Muhasebe kayıtlarına alınmaz. | Mali bir yükümlülük yaratır. Muhasebe kayıtlarına işlenir. |
| Vergi Durumu | KDV veya diğer vergileri içermez ve vergiye tabi değildir. | KDV ve diğer yasal vergileri içerir ve beyan edilmesi zorunludur. |
| Zamanlama | Satış işlemi gerçekleşmeden önce düzenlenir. | Mal teslimi veya hizmet sunumu yapıldıktan sonra düzenlenir. |
| Amaç | Alıcıya teklif sunmak, anlaşma şartlarını belirlemek. | Satış bedelini tahsil etmek, yapılan satışı resmileştirmek. |
| Başlık İbaresi | "Proforma Fatura" veya "Proforma Invoice" ibaresi bulunmalıdır. | "Fatura" veya "E-Fatura / E-Arşiv Fatura" ibaresi bulunur. |
Özetle; proforma bir niyet beyanı iken, ticari fatura bir sonuç belgesidir.
Proforma Fatura Örneği
Proforma faturanın standart bir formatı olmasa da, bir ticari faturada bulunan bilgilerin çoğunu içermesi beklenir. Bu, sürecin ilerleyen aşamalarında karışıklık yaşanmasını önler. İyi hazırlanmış bir proforma faturada şu bilgiler yer almalıdır:
- Başlık: Belgenin en üstünde, açıkça görülebilir şekilde "PROFORMA FATURA" veya "PROFORMA INVOICE" yazmalıdır.
- Satıcı Bilgileri: Satıcı firmanın unvanı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve vergi bilgileri.
- Alıcı Bilgileri: Alıcı firmanın veya kişinin unvanı, adı-soyadı, adresi ve iletişim bilgileri.
- Tarih ve Proforma No: Belgenin düzenlendiği tarih ve takip kolaylığı için benzersiz bir proforma numarası.
- Ürün/Hizmet Açıklaması: Satışa konu olan mal veya hizmetlerin detaylı tanımı, modeli, kodu, cinsi.
- Miktar: Her bir ürün veya hizmetin adedi, kilosu, metresi gibi miktar bilgileri.
- Birim Fiyat: Her bir ürün/hizmet kaleminin vergisiz birim fiyatı.
- Toplam Tutar: Her bir kalem için toplam tutar ve fatura genel toplamı.
- Para Birimi: Fiyatlandırmanın yapıldığı para birimi (TL, USD, EUR vb.).
- Teslim Şekli (Incoterms): Özellikle uluslararası ticarette malın nerede ve nasıl teslim edileceğini belirten koşullar (Örn: EXW, FOB, CIF).
- Ödeme Şekli: Ödemenin nasıl yapılacağı (peşin, vadeli, akreditifli vb.).
- Geçerlilik Süresi: Sunulan teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu.
- Diğer Bilgiler: Tahmini sevk tarihi, menşei, paketleme bilgileri, banka hesap detayları gibi ek bilgiler eklenebilir.
Araç Proforma Fatura Örneği
Sıfır kilometre bir otomobil satın alırken de proforma fatura süreciyle karşılaşırsınız. Araç proforma faturası, bayinin size sunduğu otomobilin tüm detaylarını ve satış koşullarını içeren bir teklif belgesidir.
Bu belgede genellikle şu bilgiler bulunur:
- Aracın markası, modeli, model yılı, motor hacmi, şasi numarası ve rengi.
- Standart ve opsiyonel donanımların listesi.
- Aracın anahtar teslim fiyatı (ÖTV, KDV, plaka ve tescil masrafları dahil).
- Tahmini teslim tarihi.
- Ödeme planı ve koşulları.
Müşteri, aracı satın almaya karar verdiğinde bu proforma faturayı kullanarak banka kredisi işlemlerini başlatabilir veya ödeme organizasyonunu yapabilir. Ödeme tamamlandıktan ve araç teslimata hazır hale geldikten sonra bayi, asıl ticari (nihai) faturayı düzenler.
Proforma Fatura Nasıl Alınır?
Proforma fatura almak oldukça basit bir süreçtir. Alıcı olarak, bir mal veya hizmetle ilgilendiğinizde satıcı firmadan bir proforma fatura talep etmeniz yeterlidir. Bu talebinizi e-posta yoluyla veya doğrudan firma yetkilileriyle görüşerek iletebilirsiniz. Talebinizde, ilgilendiğiniz ürünleri, miktarlarını ve teslimat yeri gibi bilgileri net bir şekilde belirtmeniz, satıcının size daha doğru bir proforma hazırlamasına yardımcı olacaktır.
Proforma Fatura Nasıl Kesilir?
Satıcı tarafındaysanız, proforma fatura kesmek için herhangi bir resmi ön muhasebe programı, faturalama yazılımı veya basit bir ofis programı (Word, Excel) kullanabilirsiniz. Önemli olan, yukarıda "Proforma Fatura Örneği" başlığında belirtilen tüm bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde girmektir.
İşte adım adım proforma fatura düzenleme süreci:
- Şablon Hazırlayın: Firmanızın antetli kağıdını veya kurumsal kimliğinize uygun bir şablonu kullanın.
- Başlığı Ekleyin: Belgenin en üstüne büyük harflerle "PROFORMA FATURA" yazın.
- Taraf Bilgilerini Girin: Kendi firma bilgilerinizi (satıcı) ve müşterinizin bilgilerini (alıcı) eksiksiz olarak doldurun.
- Tarih ve Numara Verin: Faturanın düzenlendiği tarihi ve bir proforma numarası ekleyin.
- Ürün/Hizmetleri Listeleyin: Anlaşılan ürün veya hizmetleri, miktarları, birim fiyatları ve toplam tutarları ile birlikte bir tablo halinde sunun.
- Koşulları Belirtin: Ödeme, teslimat ve geçerlilik süresi gibi ticari koşulları açıkça yazın.
- Genel Toplamı Gösterin: Tüm kalemlerin toplamından oluşan genel tutarı belirtin.
- Gözden Geçirin ve Gönderin: Tüm bilgilerin doğruluğunu kontrol ettikten sonra faturayı PDF formatında müşterinize e-posta ile gönderin.
Unutmayın, bu belgenin resmi bir niteliği olmadığından kaşe veya imza zorunluluğu yoktur. Ancak kaşe ve imza eklemek, belgenin ciddiyetini ve kurumsallığını artırabilir.
Proforma Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Proforma faturanın yasal bir bağlayıcılığı var mıdır?
Hayır, proforma faturanın tek başına yasal bir bağlayıcılığı yoktur. Mali bir yükümlülük doğurmaz ve mahkemede bir borcun kanıtı olarak kullanılamaz. Ancak alıcının bu faturaya dayanarak bir ödeme yapması veya faturayı imzalayarak onaylaması durumunda, taraflar arasında bir anlaşma olduğuna dair bir delil teşkil edebilir.
Proforma fatura ile mal gönderilir mi veya ödeme yapılır mı?
Hayır. Proforma fatura bir teklif belgesi olduğu için bu belgeye istinaden mal sevkiyatı yapılmaz veya ödeme talep edilmez. Mal sevkiyatı ve ödeme işlemleri, satış kesinleştikten sonra düzenlenen ticari (nihai) fatura ile gerçekleştirilir.
Proforma fatura iptal edilebilir mi?
Evet, proforma fatura resmi bir belge olmadığı için kolaylıkla iptal edilebilir veya revize edilebilir. Taraflar anlaşma şartlarında bir değişiklik yapmak isterse, yeni bir proforma fatura düzenlenmesi yeterlidir.
Her işletme proforma fatura düzenleyebilir mi?
Evet, ticari faaliyette bulunan her işletme, herhangi bir resmi kısıtlama olmaksızın proforma fatura düzenleyebilir. Bu, özellikle teklif usulü çalışan veya uluslararası ticaret yapan firmalar için yaygın bir uygulamadır.
Proforma faturada KDV gösterilir mi?
Genellikle proforma faturalarda KDV gösterilmez çünkü bu belge mali bir nitelik taşımaz ve vergiye tabi değildir. Fiyatlar net tutarlar üzerinden belirtilir. Ancak alıcının talebi üzerine, bilgilendirme amacıyla KDV tutarı ayrı bir kalem olarak eklenebilir, fakat bu durum belgenin "teklif" niteliğini değiştirmez.
