İşletmeniz için en iyi e-fatura programı, operasyonel ihtiyaçlarınıza en net karşılığı verendir. Seçim yaparken kullanıcı dostu bir arayüz, kesintisiz teknik destek ve GİB ile tam uyumluluk öncelikli olmalıdır. En kritik konu ise mevcut ticari yazılımlarınızla entegrasyon kabiliyetidir. Örneğin, Bilsoft Ön Muhasebe Programı ile bütünleşik çalışan Bilsoft e-Fatura, veri aktarımına gerek kalmadan tüm fatura ve muhasebe işlemlerinizi tek ekrandan yönetme imkânı sunar. Bu özellik, onu birçok işletme için verimli bir e-fatura yazılımı yapar.
e-Fatura Nedir?
E-fatura, kâğıt fatura ile tamamen aynı yasal geçerliliğe sahip olan, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına göre dijital ortamda hazırlanan elektronik belgedir. Bu sistem, işletmelerin ticari faaliyetlerinde dijital dönüşüm adımı atmasını sağlar. E-fatura sayesinde baskı, kurye ve fiziksel arşivleme gibi maliyetler tamamen ortadan kalkar. Faturalar alıcılarına saniyeler içinde ulaştığı için tahsilat süreçleri hızlanır ve nakit akışı güçlenir. E-fatura mükellefi olmak, bu sayede işletmelere operasyonel verimlilik ve ciddi bir maliyet avantajı kazandırır.
e-Fatura Programları
Piyasada, GİB onaylı özel entegratörler tarafından sunulan çok sayıda e-fatura programı bulunur. Bu yazılımlar, temel faturalama işlevlerinin yanı sıra işletmelerin ihtiyacına göre farklılaşır. Örneğin Bilsoft, e-dönüşüm süreçlerini ön muhasebe programı ile birleştiren bütünleşik bir yapı sunar. İşte en yaygın program türleri:
| Program Türü | Açıklama | Kimler İçin Uygun? |
|---|---|---|
| Ön Muhasebe Entegreli | Tüm e-dönüşüm ve ön muhasebe işlemlerini birleştirir. | KOBİ'ler, e-ticaret siteleri, perakendeciler. |
| Sadece e-Fatura Odaklı | Yalnızca temel e-fatura ve e-arşiv gönderme işlevlerine odaklanır. | Düşük fatura hacimli işletmeler, serbest çalışanlar. |
| ERP Entegreli | İşletmenin mevcut ERP yazılımıyla bütünleşik çalışır. | Üretim ve lojistik odaklı kurumsal firmalar. |
| Mobil Uyumlu | Akıllı telefondan fatura yönetimi sunarak saha operasyonlarını kolaylaştırır. | Saha satış ekipleri, teknik servisler. |
e-Fatura Programı Fiyatları
E-fatura fiyatlandırması, seçtiğiniz hizmet paketine göre değişir ve birkaç temel kurala dayanır:
- Kontör Sistemi: Fiyatlar, yıllık fatura kullanım adedinize göre belirlenen "kontör" paketleri üzerinden sunulur.
- Birim Maliyet: Satın aldığınız kontör paketi büyüdükçe, fatura başına düşen maliyetiniz azalır.
- Değişken Fiyatlar: Maliyetler sabit değildir; hizmet sağlayıcısına, sunulan teknik destek kalitesine ve ön muhasebe yazılımı gibi ek entegrasyonlara göre önemli ölçüde farklılık gösterir.
Piyasa fiyatları sürekli güncellendiği için en doğru bilgiyi, hizmet sağlayıcılardan güncel teklif alarak edinebilirsiniz.
e-Fatura Mükellefi Ne Demek?
E-fatura mükellefi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen yıllık ciro limitlerini aşan ve bu nedenle yasal olarak e-fatura sistemine geçmekle yükümlü olan vergi mükelleflerini ifade eder. GİB, her yıl bu limitleri güncelleyerek e-fatura zorunluluğu kapsamını genişletebilir. Bu yüzden işletmelerin güncel tebliğleri takip etmesi önemlidir.
Zorunluluk dışında, herhangi bir ciro şartı olmadan gönüllü olarak da e-fatura sistemine geçiş yaparak dijital faturalamanın avantajlarından hemen faydalanmaya başlayabilirsiniz. Sisteme dahil olduğunuzda, faturalarınızı yalnızca diğer e-fatura kullanıcılarına gönderebilirsiniz.
e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-fatura başvurusu yapmak için öncelikle tüzel kişiler için Mali Mühür, şahıs firmaları için ise e-İmza temin etmeniz gerekir. Bu kimlik doğrulama araçlarını edindikten sonra GİB Portal yöntemini veya özel entegratör aracılığını kullanabilirsiniz.
GİB Portal, maliyetsiz bir başlangıç sunsa da teknik detaylar ve arşivleme sorumluluğu kullanıcıya aittir. Özel entegratör yöntemi ise en hızlı ve pratik yoldur. Bilsoft gibi yetkili bir entegratör ile çalışarak başvuru, aktivasyon ve GİB'e bildirim gibi tüm teknik süreçleri sizin adınıza yönetmelerini sağlayabilirsiniz.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
E-fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı, kullandığınız programa göre değişse de adımlar oldukça basittir. Bilsoft e-Fatura gibi bir entegratör programı üzerinden işlem yapmak en kolay yoldur. Programa giriş yaptıktan sonra "Yeni Fatura Oluştur" ekranını açarsınız. Faturayı keseceğiniz cariyi (müşteriyi) seçip ürün veya hizmet kalemlerini eklersiniz. Program, tutarları ve vergileri otomatik hesaplar. Son kontrolleri yapıp "Gönder" tuşuna bastığınızda fatura, GİB üzerinden alıcısına saniyeler içinde güvenle iletilir.
e-Fatura Nasıl İptal Edilir?
Gönderilen bir e-fatura nasıl iptal edilir sorusu, faturanın senaryosuna bağlıdır. Eğer Ticari Fatura gönderdiyseniz, alıcının 8 gün içinde faturayı reddetme hakkı bulunur. Alıcı faturayı reddettiğinde iptal işlemi tamamlanır. Ancak gönderilen fatura Temel Fatura ise veya ticari fatura kabul edildiyse, bu durumda doğrudan bir iptal mümkün değildir. Bu senaryoda alıcının size bir iade faturası düzenlemesi ya da GİB İptal Portalı üzerinden fatura iptali talebi oluşturulması gerekir.
e-Fatura İptal Süresi
E-fatura iptali, tek taraflı bir işlemle yapılamaz ve işletmelerin e-fatura iptal süresi kaç gün olduğunu bilmesi kritik öneme sahiptir. Ticari Fatura senaryolarında, alıcının faturayı sistem üzerinden reddetmesi için yasal süre 8 gündür. Bu sürenin sonunda e-fatura iptal süresi geçerse ne olur senaryosu devreye girer; fatura hukuken kabul edilmiş sayılır ve alıcının reddetme imkânı ortadan kalkar.
Bu aşamadan sonra işlemin iptali için tek geçerli ve resmi yol, alıcı tarafın satıcıya bir iade faturası düzenleyerek ilk faturanın muhasebesel etkisini ortadan kaldırmasıdır.
e-Fatura Nasıl Sorgulanır?
Düzenlediğiniz veya adınıza gelen bir faturanın geçerliliğini kontrol etmek için e-fatura nasıl sorgulanır bilmek önemlidir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu e-Fatura Sorgulama ekranını kullanabilirsiniz. Bu portalda, fatura numarası, tutar ve alıcı/satıcı VKN gibi bilgilerle doğrulama yapabilirsiniz.
Daha pratik bir yöntem ise özel entegratörünüzün panelini kullanmaktır. Bilsoft e-Fatura gibi programlar, gönderilen veya alınan tüm faturaların "ulaştı", "kabul edildi", "reddedildi" gibi anlık durumunu kendi arayüzünden takip etme kolaylığı sağlar.
e-Fatura Programları Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
E fatura nasıl sorgulanır?
GİB Portalı'nda "Gelen/Giden e‑Faturalar" menüsünden; fatura numarası, UUID, VKN veya tarih aralığıyla arama yaparak sorgulayabilirsiniz. Entegratör yazılımınızın e‑Fatura raporlama modülü de benzer arama imkânı sunar.
Cep telefonundan e‑fatura nasıl kesilir?
Bilsoft’un mobil uygulaması üzerinden e-Fatura kesmek oldukça kolaydır. Mobil cihazınıza uygulamayı indirip VKN/MERSİS bilgilerinizle giriş yaptıktan sonra; alıcı ve mal/hizmet bilgilerini girerek yeni fatura oluşturabilirsiniz
E fatura geriye dönük kesilebilir mi?
Hayır. e‑Fatura sistemine kayıt ve onay işlemi tamamlandıktan sonra, kayıt tarihinden önceki işlemler için e‑Fatura düzenlenemez.
E‑fatura mükellefi kendine fatura kesebilir mi?
Hayır. Kendine fatura düzenlenemez; kendi işlemleriniz için fatura yerine iç kullanım fişi veya gider pusulası gibi belgeler kullanılır.
E fatura mükellefine e arşiv fatura kesilir mi?
Evet. e‑Fatura mükellefleri, e‑Fatura kapsamı dışında kalan alıcılara e‑Arşiv Fatura düzenleyebilirler.
