İrsaliyeli Fatura Nedir?

İrsaliyeli fatura, malın sevki sırasında hem sevk irsaliyesi hem de fatura yerine geçen, iki belgeyi tek bir dokümanda birleştiren resmi bir evraktır. Özellikle malın teslimi ile satışın aynı anda gerçekleştiği ve faturanın sevk anında düzenlenmesi gerektiği durumlarda işletmelere operasyonel kolaylık sağlar. Bu belge sayesinde, malın sevki için ayrıca bir sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğu ortadan kalkar, böylece hem zamandan hem de kağıt işinden tasarruf edilir. Bilsoft’un e-irsaliye çözümleri ile çok daha hızlı ve pratik şekilde yönetebilirsiniz.

İrsaliyeli Fatura Ne İşe Yarar?

İrsaliyeli faturanın temel amaçları şunlardır:

• Sevk ve satışın aynı anda tevsiki: İrsaliyeli fatura, malın yola çıktığı an ile satış işleminin yapıldığı anı tek belgede birleştirerek ispat eder.
• Taşıma/satış sırasında yasal belge bulundurma: Mali denetimlerde veya yol kontrollerinde malın yasal olarak taşındığını ve satıldığını kanıtlayan tek bir belge sunma kolaylığı sağlar.
• Lojistik süreçte kontrol ve izlenebilirlik: Malın çıkış noktasından varış noktasına kadar olan hareketlerinin tek bir belge üzerinden takip edilmesini kolaylaştırır.
• İade/teslim uyuşmazlıklarında kanıt: Teslim edilen malın cinsi, miktarı ve teslim tarihi gibi bilgileri içerdiğinden, olası anlaşmazlıklarda yasal bir kanıt niteliği taşır.

Bu noktada Bilsoft ön muhasebe programı, belgelerin eksiksiz ve yasal uyumlu hazırlanmasına yardımcı olur.

İrsaliyeli Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Fark Nedir?

İki belge arasındaki temel farklar düzenleme zamanı ve kapsamıdır. Aşağıdaki tablo bu farkları özetlemektedir:

Özellik	İrsaliyeli Fatura	Normal Fatura
Düzenleme Zamanı	Malın sevk edildiği anda	Satıştan sonra belirli bir süre içinde
Belge Kapsamı	Fatura ve sevk irsaliyesi bilgilerini içerir	Yalnızca satış bilgilerini (fatura) içerir
Taşıma Sırasında Bulundurma	Zorunludur	Sevk irsaliyesi varsa zorunlu değildir
Kullanım Senaryosu	Malın satıldığı anda teslim edildiği durumlar	Malın daha sonra teslim edileceği veya hizmet satışı

Temel ayrım, irsaliyeli faturanın malın taşınması ve satışı süreçlerini aynı anda belgelendirmesidir. Hangi belgenin kullanılacağı, malın teslim anında faturalandırılıp faturalandırılmadığına bağlı olarak belirlenir.

İrsaliyeli Fatura, Fatura Yerine Geçer Mi?

Evet, irsaliyeli fatura hem malın sevkini hem de satışını tek bir belgede topladığı için yasal olarak fatura yerine geçer. Ancak bu geçerliliğin sağlanması için belgenin Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen tüm zorunlu alanları eksiksiz içermesi ve malın sevk anında düzenlenerek taşıma sırasında araçta bulundurulması gerekir.

İrsaliyeli Fatura Hangi Durumlarda Düzenlenir?

İrsaliyeli fatura, özellikle lojistik ve satış süreçlerinin iç içe geçtiği aşağıdaki durumlarda pratik bir çözüm olarak kullanılır:

• Malın sevk edildiği anda fatura düzenlenmesi gereken haller:Müşterinin malı teslim alırken faturasını da talep ettiği durumlar için irsaliyeli fatura idealdir.
• Depodan doğrudan alıcıya teslimlerde: Üretim veya depolama tesisinden malın doğrudan nihai alıcıya gönderildiği sevkiyatlarda kullanılır.
• Ara depolama/transfer içeren sevk zincirlerinde: Şubeler veya depolar arası mal transferlerinin aynı zamanda satış işlemi olduğu durumlarda irsaliyeli fatura düzenlenebilir.
• Hızlı teslimat/aynı gün sevk senaryolarında: E-ticaret gibi hızlı operasyonlarda, siparişin çıktığı anda belgelendirilmesi için tercih edilir.
• Saha satış/teslim operasyonlarında: Sıcak satış yapan veya mobil araçlarla dağıtım yapan işletmeler, teslim anında belge kesmek için irsaliyeli fatura kullanır.

İrsaliyeli Fatura Nasıl Kesilir?

İrsaliyeli fatura düzenleme süreci şu adımları içerir:

1. Satış ve Sevk Bilgilerini Netleştirme: Alıcının unvanı, adresi, VKN/TCKN'si ve teslim edilecek ürün kalemleri, miktarları netleştirilir.
2. İrsaliyeli Fatura Seçimi: Kullanılan muhasebe programında veya matbu belgede belge türü olarak "İrsaliyeli Fatura" seçilir.
3. Zorunlu Alanları Doldurma: Belgenin düzenlenme tarihi, saati, seri/sıra numarası, alıcı ve satıcı bilgileri eksiksiz girilir.
4. Sevk Bilgilerini Ekleme: Malı taşıyacak olan aracın plakası, şoför bilgileri ve fiili sevk tarihi gibi lojistik detaylar yazılır.
5. Ürün Bilgilerini Girme: Satılan malın/hizmetin adı, kodu, miktarı, birimi, birim fiyatı ve KDV oranı/tutarı gibi detaylar eklenir.
6. Düzenleme ve İmza/Kaşe: Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra düzenleyen tarafından imzalanır ve kaşelenir.
7. Nüsha/Elektronik Kopya Yönetimi: Belgenin bir nüshası (veya elektronik kopyası) mal ile birlikte alıcıya gönderilmek üzere taşıyıcıya verilir.
8. Arşivleme: Düzenlenen irsaliyeli faturanın bir kopyası yasal süreler boyunca saklanmak üzere arşivlenir.

İrsaliyeli Fatura Örneği

Aşağıda temel bir irsaliyeli fatura şablonunda bulunması gereken ana bölümler yer almaktadır.

Bölüm	Açıklama
Satıcı Bilgileri	Unvan, Adres, Vergi Dairesi, VKN
Alıcı Bilgileri	Unvan/Ad Soyad, Adres, Vergi Dairesi, VKN/TCKN
Belge Bilgileri	Seri/Sıra No, Düzenleme Tarihi, Fiili Sevk Tarihi, Saat
Sevk Bilgileri	Taşıyıcı Adı/Unvanı, Araç Plakası, Teslim Adresi
Ürün Kalemleri	Ürün Kodu, Ürün Adı, Miktar, Birim, Birim Fiyat, KDV (%), Toplam Tutar
Genel Toplamlar	Mal Bedeli, Hesaplanan KDV, Vergiler Dahil Toplam Tutar
İmza/Kaşe	Teslim Eden, Teslim Alan, Düzenleyen

E-İrsaliye Nedir?

E-İrsaliye, malın sevkiyatını belgeleyen sevk irsaliyesinin GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) standartlarına uygun olarak elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasıdır. Kağıt sevk irsaliyesi ile aynı yasal niteliklere sahiptir ancak dijital olarak düzenlenir. E-Fatura mükellefi olan ve belirli ciro limitlerini aşan firmalar için kullanımı zorunludur.

E-İrsaliye, irsaliyeli faturanın sevk bileşeninin dijital halidir. Süreçte mal sevki için e-irsaliye düzenlenirken, satış için ayrıca bir e-fatura oluşturulur. Bu iki belge birbirine entegre çalışarak dijital bir tedarik zinciri yönetimi sağlar.Bilsoft e-irsaliye çözümleri, e-fatura ile entegre çalışarak işletmelerin tüm süreçlerini kolaylaştırır.

İrsaliyeli Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

İrsaliyeli fatura taşımada zorunlu mudur?

Evet, zorunludur. Malın satışı ve sevki aynı anda gerçekleştiğinde, irsaliyeli fatura düzenlendiyse taşıma sırasında araçta fiziksel veya elektronik bir kopyasının bulundurulması yasal bir gerekliliktir. Bu belge, olası denetimlerde ibraz edilmek zorundadır.

İrsaliyeli fatura ile e-irsaliye birlikte kullanılabilir mi?

Hayır, bu iki belge konsept olarak farklı süreçler için tasarlanmıştır. İrsaliyeli fatura, kağıt ortamda hem sevk hem satışı birleştirir. E-İrsaliye ise sadece sevk işlemini dijital olarak belgeler ve satış için ayrıca bir e-fatura kesilmesini gerektirir. Bir işlem için bu ikisinden yalnızca biri tercih edilir.

İrsaliyeli faturada saat bilgisi zorunlu mu?

Evet, zorunludur. Vergi Usul Kanunu tebliğlerine göre, irsaliyeli fatura üzerinde belgenin düzenlendiği tarihin yanı sıra saatin de yer alması zorunludur. Bu bilgi, malın sevk anını net olarak belgelemek için kritik öneme sahiptir.

İrsaliyeli fatura iade işlemlerinde nasıl kullanılır?

Malı iade eden alıcı, satıcının düzenlediği irsaliyeli fatura bilgilerine referans vererek bir iade faturası ve sevk irsaliyesi düzenlemelidir. Eğer alıcı fatura düzenlemekle yükümlü değilse (nihai tüketici ise), satıcının gider pusulası düzenleyerek malı geri alması ve taşıma için sevk irsaliyesi oluşturması gerekir.

İrsaliyeli fatura yerine normal fatura + irsaliye düzenlemek yeterli mi?

Evet, bu en yaygın yöntemlerden biridir ve tamamen yasaldır. Satış anında normal bir e-fatura veya kağıt fatura kesip, malın sevki için de ayrıca bir sevk irsaliyesi (veya e-irsaliye) düzenleyebilirsiniz. Hangi yöntemin seçileceği, işletmenin operasyonel verimlilik tercihine bağlıdır; irsaliyeli fatura bu iki adımı tek belgede birleştirerek kolaylık sağlar.