E-Defter Beratı Nedir?
E-defter beratı, oluşturulan elektronik defterlerin içeriğinin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylandığını gösteren dijital bir belgedir. Bu berat, esasen defterin kendisi değil, deftere ait özet bilgileri (hash) içeren ve GİB'in mali mührü ile elektronik olarak imzalanan bir onay dosyasıdır. Tutulan elektronik yevmiye ve büyük defter (defter-i kebir) dosyalarının belirli formatlarda hazırlanmasının ardından, bu defterlere ait berat dosyaları oluşturularak GİB’in sistemine yüklenmek zorundadır. Bu süreç genellikle özel entegratör yazılımları veya muhasebe programları aracılığıyla kolaylaştırılır." Kısacası e-defter, muhasebe kayıtlarının tamamını içerirken, e-defter beratı bu kayıtların GİB tarafından geçerli kabul edildiğini ispatlayan bir "onay" dosyasıdır.
E-Defter Beratı Nasıl Alınır?
E-defter beratı almak için izlenmesi gereken adımlar oldukça basittir ve muhasebe programları veya özel entegratör yazılımları aracılığıyla yönetilir. Süreç genel olarak aşağıdaki adımlardan oluşur:
- Defterin Hazırlanması: Öncelikle ilgili aya veya döneme ait muhasebe kayıtları (yevmiye ve büyük defter) kullanılan program aracılığıyla elektronik defter formatında (XML) oluşturulur. Bu aşamada defterin Vergi Usul Kanunu ve GİB'in belirlediği standartlara uygunluğu kontrol edilir.
- Beratın Oluşturulması: Defter dosyası hazırlandıktan sonra aynı yazılım üzerinden bu deftere ait özet bilgileri içeren berat dosyası (yine XML formatında) oluşturulur. Bu dosya, defterin değiştirilmediğini garanti altına alan bir nevi dijital parmak izidir.
- GİB’e Gönderilmesi: Oluşturulan berat dosyası, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Defter uygulamasına doğrudan veya özel entegratör sistemi aracılığıyla elektronik olarak gönderilir.
- Onay Kontrolü ve Saklama: GİB, gönderilen beratı kendi mali mührü ile onaylayarak geri gönderir. Bu "GİB Onaylı Berat" indirilerek hem orijinal defter dosyasıyla hem de beratın ilk haliyle birlikte yasal süreler boyunca güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Bu işlem, sürecin başarıyla tamamlandığını gösterir.
E Defter Beratı Nasıl Görüntülenir?
E-defter beratı, içeriği teknik bilgilerden oluştuğu için genellikle doğrudan açılıp okunmak yerine, geçerliliğinin kontrolü amacıyla görüntülenir. Görüntüleme işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Defter Portalı ya da çalışılan özel entegratörün web sitesi üzerinden kolayca yapılabilir.
İzlenmesi gereken basit adımlar şunlardır:
- Sisteme Giriş: GİB e-Defter uygulamasına veya özel entegratörünüzün portalına mali mühür, e-imza veya internet vergi dairesi kullanıcı bilgileri ile giriş yapılır.
- Menüden Seçim: Genellikle "Berat Görüntüleme," "Berat Sorgulama" veya "Defter ve Beratlarım" gibi bir menü adımı bulunur.
- Sorgulama: İlgili dönemi (yıl ve ay) seçerek veya berat dosyasını bilgisayardan yükleyerek sorgulama yapılır.
Bu adımlar sonunda beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı, hangi tarihte onaylandığı gibi temel bilgilere ulaşılabilir.
E Defter Beratı Gönderme Süresi
E-defter beratlarının gönderilme süresi, ilgili muhasebe döneminin kapanışını takip eden yasal zaman dilimini ifade eder. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standart uygulama, aylık dönemler halinde gönderim yapılmasıdır.
Temel kural şudur: Bir aya ait defterin beratı, o ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar GİB sistemine yüklenmelidir. Bu süre, hem yevmiye defteri beratı hem de büyük defter (defter-i kebir) beratı için geçerlidir.
2025 Yılı Aylık Bazda e-Defter Beratı Gönderme Süresi
2025 yılı içinde aylık olarak e-defter tutan mükellefler için berat gönderme süreleri, ilgili ayı takip eden üçüncü ayın son günü olarak belirlenmiştir. Buna göre son gönderim tarihleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:
| Dönem (Ay) | Son Gönderme Tarihi |
|---|---|
| Ocak 2025 | 30 Nisan 2025 |
| Şubat 2025 | 31 Mayıs 2025 |
| Mart 2025 | 30 Haziran 2025 |
| Nisan 2025 | 31 Temmuz 2025 |
| Mayıs 2025 | 31 Ağustos 2025 |
| Haziran 2025 | 30 Eylül 2025 |
| Temmuz 2025 | 31 Ekim 2025 |
| Ağustos 2025 | 30 Kasım 2025 |
| Eylül 2025 | 31 Aralık 2025 |
| Ekim 2025 | 31 Ocak 2026 |
| Kasım 2025 | 28 Şubat 2026 |
| Aralık 2025 | 31 Mart 2026 |
2025 Yılı 3 Aylık Bazda e-Defter Gönderme Süresi
Geçici vergi dönemlerine göre üçer aylık periyotlarla e-defter beratı göndermeyi tercih eden mükellefler için 2025 yılı son gönderim tarihleri aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.
| Dönem (Geçici Vergi) | İlgili Aylar | Son Gönderme Tarihi |
| 1. Dönem | Ocak - Şubat - Mart 2025 | 30 Haziran 2025 |
| 2. Dönem | Nisan - Mayıs - Haziran 2025 | 30 Eylül 2025 |
| 3. Dönem | Temmuz - Ağustos - Eylül 2025 | 31 Aralık 2025 |
| 4. Dönem | Ekim - Kasım - Aralık 2025 | 31 Mart 2026 |
E Defter Beratı Geç Verme Cezası
E-defter beratının yasal süre içerisinde GİB sistemine yüklenmemesi, Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında ciddi yaptırımlara tabidir. Beratın geç verilmesi durumunda uygulanacak temel ceza, özel usulsüzlük cezasıdır. Bu durum, defterlerin hiç tutulmamış sayılmasına neden olabilir ve bu da KDV indirimlerinin reddi gibi daha ağır sonuçlar doğurabilir.
Ayrıca, yasal süresi geçtikten sonra GİB sistemi berat yüklemesine izin vermeyebilir. Bu durumda defterler kanunen geçersiz hale gelir ve vergi incelemelerinde mükellef aleyhine önemli riskler oluşturur. Bu nedenle, belirlenen takvime titizlikle uyulması kritik öneme sahiptir.
E-Defter Beratı Nereye Yüklenir?
E-defter beratları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iki farklı yöntemle yüklenebilir: manuel olarak GİB uygulaması üzerinden veya özel entegratör yazılımları aracılığıyla otomatik olarak. Hangi yöntemin kullanılacağı, firmanın tercihine ve çalışma şekline göre değişir.
Bilsoft Kullanıcıları (Özel Entegratör Üzerinden)
Bilsoft, GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör firmalardan biridir. Bilsoft yazılımı kullanan işletmelerin e-defter beratları, sistem tarafından otomatik olarak GİB’e gönderilir. Bilsoft e-fatura ve e-defter çözümleri sayesinde işletmelerin berat gönderim süreçleri otomatik olarak gerçekleştirilir.
Kullanıcılar sadece defterlerini oluşturur; berat oluşturma, GİB’e yükleme, onay alma ve arşivleme işlemleri sistem tarafından sorunsuz bir şekilde tamamlanır. Böylece kullanıcı manuel bir işlem yapmak zorunda kalmaz, teknik detaylarla uğraşmadan süreci hızlı ve güvenli biçimde tamamlar.
Manuel Yöntem (GİB e-Defter Uygulaması Üzerinden)
Özel entegratör kullanmayan işletmeler, e-defter beratlarını GİB'in resmi e-defter uygulaması üzerinden kendileri yükler. Bu işlem için:
- Bilgisayara GİB’in e-defter programı kurulmalıdır.
- Sisteme mali mühür veya e-imza ile giriş yapılır.
- Berat dosyaları belirlenen formatta hazırlanır ve manuel olarak yüklenir.
- GİB onayı alındıktan sonra bu berat dosyaları, yasal süre boyunca firma tarafından saklanmak zorundadır.
- Bu yöntem genellikle küçük ölçekli firmalar veya muhasebeciler tarafından tercih edilir.
- Ancak işlem adımları kullanıcı sorumluluğunda olduğu için hata riski barındırır ve teknik bilgi gerektirir.
Eğer Bilsoft kullanıyorsanız, berat yükleme işlemini sizin yapmanıza gerek yoktur. Yazılım tüm süreci sizin yerinize yönetir ve resmî olarak GİB sistemine yükleme yapılmasını sağlar.
E-defter yükümlülüklerinizi zamanında ve eksiksiz yerine getirmek istiyorsanız, Bilsoft’un GİB onaylı dijital çözümleri ile tanışmanın şimdi tam zamanı.
E-Defter Beratı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
E-defter beratı ne demek?
E-defter beratı, elektronik ortamda tutulan yevmiye ve büyük defterlerin (defter-i kebir) içeriğinin özeti niteliğinde olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından dijital olarak onaylandığını gösteren bir dosyadır. Bu berat, defterin belirli bir tarihte oluşturulduğunu ve değiştirilmediğini kanıtlar. Kısacası, e-defter beratı muhasebe kayıtlarınızın resmi geçerlilik belgesidir.
E-defter beratı kimler için zorunlu?
E-defter uygulamasına dahil olan tüm mükellefler için e-defter beratı almak ve yasal süreleri içinde GİB sistemine yüklemek zorunludur. Belirli bir ciro limitini aşan şirketler, e-fatura mükellefi olanlar ve GİB tarafından zorunluluk kapsamına alınan diğer sektörlerdeki firmalar bu yükümlülüğe tabidir. Dolayısıyla, e-defter tutan her işletme için e-defter beratı göndermek bir gerekliliktir.
E-defter beratı silinirse ne olur?
E-defter beratı ve GİB onaylı versiyonu, elektronik defterin ayrılmaz bir parçasıdır ve yasal saklama süresi boyunca (10 yıl) muhafaza edilmelidir. Beratın silinmesi veya kaybolması, defterin ispat gücünü ortadan kaldırır ve vergi incelemelerinde defterin ibraz edilememesi anlamına gelir. Bu durum, defterlerin hiç tutulmamış sayılmasına ve ciddi cezai yaptırımlara yol açabilir, bu yüzden e-defter beratı dosyalarının güvenli bir şekilde yedeklenmesi kritik öneme sahiptir.
E-defter beratı xml mi, zip mi olmalı?
E-defter beratı, GİB'in belirlediği teknik standartlara göre XML (eXtensible Markup Language) formatında oluşturulur. Ancak, GİB sistemine yüklenirken hem defter dosyası hem de berat dosyası genellikle bir klasör içinde sıkıştırılarak ZIP formatında tek bir dosya olarak gönderilir. Yani beratın asıl formatı XML'dir, ancak sisteme yükleme şekli ZIP paketidir.
E-defter beratı iptal edilebilir mi?
Yasal süre içerisinde GİB sistemine yüklenmiş ve onaylanmış bir e-defter beratı kural olarak iptal edilemez. Ancak, muhasebe kayıtlarında bir hata fark edilmesi durumunda, belirli koşullar altında ve yine yasal gönderim süresi sona ermeden "berat iptali" ve yeniden yükleme işlemi yapılabilir. Bu süreç teknik adımlar gerektirdiğinden, genellikle kullanılan muhasebe programı veya özel entegratörün yönlendirmeleriyle gerçekleştirilir. Süre geçtikten sonra iptal mümkün değildir.
