İade Faturası Nedir?
İade faturası, satın alınan bir malın veya hizmetin çeşitli sebeplerle satıcıya geri gönderilmesi durumunda düzenlenen bir belgedir. Siz bir işletme olarak aldığınız ürünü iade etmek istediğinizde, satıcının düzenlediği satış faturasını tersine çeviren yani o işlemi muhasebe açısından geçersiz kılan bu faturayı kesersiniz. Bu yönüyle iade faturası, hem hukuki hem de mali kayıtların doğru tutulması için kritik bir işleve sahiptir.
İade faturası çoğunlukla şu durumlarda gündeme gelir:
- Ürünün hatalı veya ayıplı olması
- Beklenen kaliteyi karşılamaması
- Yanlış ürün gönderilmesi
- Sözleşmeye aykırı teslimat yapılması
Bu belge sayesinde hem siz hem de satıcı taraf, KDV dahil tüm mali kayıtlarını doğru bir şekilde günceller. Böylece hem vergi yükümlülükleri doğru şekilde yerine getirilir hem de stok hareketleri gerçek duruma uygun olarak kayıt altına alınır. Bu süreci hızlandırmak için e-fatura sistemini kullanabilirsiniz.
İade faturasının en önemli özelliklerinden biri, ilk satış faturasındaki bilgileri referans göstermesidir. Yani siz, satıcıdan aldığınız ürünlerin faturasındaki tutarları, kalemleri ve vergi oranlarını esas alarak bir iade işlemi gerçekleştirirsiniz. Bu sayede süreç herhangi bir karışıklığa yol açmadan, mevzuata uygun şekilde ilerler.
İade Faturası Nasıl Kesilir?
İade faturası kesme süreci, aslında standart bir satış faturası düzenlemeye benzer; ancak burada amaç mevcut bir satışı tersine çevirmek olduğu için belirli noktalara özellikle dikkat edilmesi gerekir. Siz bir işletme olarak ürünü iade edeceğiniz zaman, satıcının düzenlediği ilk fatura ne kadar doğru referans alınırsa süreç o kadar sorunsuz ilerler.
1. İlk Satış Faturasını Hazır Bulundurun
İade faturası keserken ilk adım, satıcının size düzenlediği satış faturasındaki bilgileri elinizin altında bulundurmanızdır. Ürün kalemleri, miktarlar, birim fiyat, KDV oranı, tarih ve fatura numarası gibi tüm bu bilgiler, iade faturasının birebir doğru şekilde oluşturulması için gereklidir.
2. Fatura Türünü “İade” Olarak Belirleyin
Düzenleyeceğiniz belgenin bir satış değil, iade faturası olduğunu sistemde işaretlemelisiniz. Kağıt faturada bu ibare manuel olarak belirtilirken, elektronik sistemlerde “İade” seçeneği üzerinden ilerlenir.
3. Ürün ve Tutar Bilgilerini Girin
İade etmek istediğiniz ürünleri, satış faturasındaki değerlerle aynı şekilde yazmalısınız. Ürün adı, miktar, birim fiyat ve KDV oranı satış faturası ile aynı olmalıdır. Tutarlarda değişiklik yapmamak mevzuat açısından önemlidir. Eğer kısmi iade söz konusuysa yalnızca iade edilen kısmı yazabilirsiniz.
4. Satış Faturasına Referans Verin
İade faturasında, ilk satış faturasının numarası ve tarihi mutlaka belirtilmelidir. Bu bilgi, muhasebe eşleştirmesi için kritik olduğundan sizden istenir.
5. İade Faturasını Onaylayın ve Gönderin
Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra fatura düzenlenir, onaylanır ve satıcıya iletilir. Kağıt fatura için fiziksel gönderim gerekebilir; e-fatura ve e-arşiv süreçlerinde ise gönderim sistem üzerinden otomatik yapılır.
İade Faturası Muhasebe Kaydı
İade faturası muhasebe kaydı, satış işleminin tersine çevrilmesini sağlayan ve gelir–gider hesaplarının doğru şekilde güncellenmesine yardımcı olan bir kayıttır. Siz bir ürünü iade ettiğinizde veya sizden müşteriniz tarafından bir ürün geri gönderildiğinde, bu işlem mutlaka doğru hesap kodlarıyla muhasebeye işlenmelidir. Bu kayıt hem vergi hem de stok takibi açısından büyük önem taşır.
İade Faturasında Temel Mantık
İade işlemi, aslında yapılan satışın veya alışın geri alınması anlamına gelir. Bu nedenle muhasebe kaydı, ilk işlemin tam tersi şekilde yapılır. Siz ürün iade ediyorsanız alış iadesi kaydı; müşteriniz size iade yapıyorsa satış iadesi kaydı oluşur.
Alış İadesi Muhasebe Kaydı (Sizin Satıcıya İade Yapmanız Durumunda)
Satın aldığınız bir ürünü satıcıya iade ettiğinizde yapılacak temel kayıt şöyledir: Satıcılar hesabı alacaklandırılır, ilgili gider hesapları borçlandırılır ve iade edilen ürünlerin KDV’si de ters kayıtla düzeltilir.
Örnek bir alış iadesi yevmiye kaydı şöyle olabilir:
Borç: 320 Satıcılar
Alacak: 153 Ticari Mallar (veya ilgili stok hesabı)
Alacak: 191 İndirilecek KDV
Bu kayıt, sizin stoklarınızdan ürünün çıktığını ve satıcıya olan borcunuzun azaltıldığını gösterir. Cari, stok ve KDV süreçlerinizi tek ekrandan yönetmek için ön muhasebe programına göz atabilirsiniz.
Satış İadesi Muhasebe Kaydı (Müşterinizin Size İade Yapması Durumunda)
Müşteriniz sizden aldığı ürünü iade ediyorsa süreç tersine işler: Alıcılar hesabı borçlandırılır, satış ve KDV hesapları alacaklandırılır ve ürün stoklara geri alınır.
Örnek satış iadesi yevmiye kaydı:
Borç: 610 Satıştan İadeler
Borç: 191 Hesaplanan KDV
Alacak: 120 Alıcılar
Borç/Alacak (duruma göre): 153 Ticari Mallar
Bu kayıt, yapılan satışın geri alındığını ve stok ile gelir hesaplarının düzeltildiğini gösterir.
E-Fatura ile İade Faturası Nasıl Kesilir?
E-fatura sisteminde iade faturası kesmek, klasik fatura düzenleme mantığıyla benzerdir ancak elektronik platformun sunduğu teknik adımlar süreci daha kontrollü ve hızlı hale getirir. Siz bir ürünü iade etmek istediğinizde ya da müşterinizden iade aldığınızda, ilgili işlem mutlaka e-fatura sistemi üzerinden kayda geçirilmelidir.
1. E-Fatura Portalına Giriş Yapın
Kullanmakta olduğunuz sisteme (GİB Portal, özel entegratör, muhasebe programı) giriş yaparak fatura oluşturma bölümüne geçersiniz. Burada mutlaka “İade Faturası” türünü seçmelisiniz.
2. İade Türünü ve Senaryoyu Belirleyin
E-fatura sisteminde iade işlemleri genellikle “Temel Fatura” veya “Ticari Fatura” senaryosu üzerinden kesilir. Temel faturada karşı tarafın onayı gerekmez. Ticari faturada alıcının kabul/ret süreci vardır. Karşı tarafla çalıştığınız iş modeline göre uygun senaryoyu seçmeniz gerekir.
3. İlk Satış Faturasını Referans Gösterin
E-faturada en önemli adım, iade edilen ürünün ilk satış faturasına referans vermektir. Sizden genellikle ilk fatura numarası, tarihi, gönderici (satıcı) bilgileri ve vergi numarası gibi bilgiler talep edilir. Bu bilgiler iade işleminin sistemde otomatik eşleşmesini sağlar.
4. Ürün Bilgilerini Aynı Değerlerle Girin
İade edilen mal veya hizmetin miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve açıklaması satış faturasındakiyle aynı olmalıdır. Kısmi iade varsa yalnızca ilgili satırlar düzenlenebilir.
5. Faturayı Onaylayın ve Gönderin
Tüm bilgiler doğru girildiğinde faturayı onaylayarak satıcıya veya alıcıya sistem üzerinden gönderirsiniz. E-fatura, karşı tarafın sistemine birkaç saniye içinde düşer ve hukuken geçerliliğini otomatik olarak kazanır.
E-Arşiv ile İade Faturası Nasıl Kesilir?
E-arşiv sistemi, e-faturaya geçmeyen işletmelerin elektronik ortamda fatura kesmesini sağlayan bir yapıdır. Siz bir ürün iadesi yapmak istediğinizde veya müşterinizden iade aldığınızda, e-arşiv üzerinden düzenlenen iade faturası hem kağıt fatura yerine geçer hem de resmi olarak elektronik ortamda kayıt altına alınır.
1. E-Arşiv Portalına veya Kullandığınız Sisteme Giriş Yapın
GİB e-Arşiv Portalı, özel entegratör veya muhasebe yazılımınız üzerinden işlem yapabilirsiniz. Fatura oluşturma ekranında “İade Faturası” seçeneğini işaretlemeniz gerekir.
2. İlk Faturayı Hazır Bulundurun
E-arşiv iade faturası düzenlerken de tıpkı e-faturada olduğu gibi ilk satış faturasını referans almak zorunludur. Bu nedenle elinizde ilk fatura numarası, tarihi, satıcı bilgileri ve ürün detayları bulunmalıdır.
3. Ürün Kalemlerini Aynı Şekilde Girin
İade edeceğiniz ürünleri, satış faturasında yer aldığı şekliyle sisteme girmelisiniz: miktarlar, fiyatlar, KDV oranları ve ilgili açıklamalar. Kısmi iade varsa yalnızca iade edilen miktar yazılabilir.
4. İade Sebebini Belirtin
E-arşiv çoğu zaman sizden açıklama girmenizi ister. “Ayıplı ürün nedeniyle iade edilmiştir.” veya “Yanlış gönderim nedeniyle iade edilmiştir.” gibi açıklamalar hem sizin hem de satıcının kayıtlarında neden-sonuç ilişkisinin net olmasını sağlar.
5. Faturayı Oluşturun ve Karşı Tarafa Gönderin
Fatura kaydedildikten sonra PDF formatında indirilebilir. Siz faturayı e-posta yoluyla satıcıya iletebilir veya sistemin otomatik gönderim imkanını kullanabilirsiniz. Bu belge, resmi geçerliliği olan bir faturadır ve muhasebe kayıtlarına aynı şekilde işlenir.
İade Faturası Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
İade Faturası Kaç Gün İçinde Kesilmelidir?
İade faturası genellikle malın iade edildiği tarihten itibaren makul süre içinde kesilmelidir. Mevzuatta kesin bir gün sınırı olmamakla birlikte, taraflar arasındaki ticari işleyişe göre gecikmeden düzenlenmesi tavsiye edilir.
İade Faturasında KDV Nasıl Hesaplanır?
KDV, ilk satış faturasında uygulanan oran ve tutar esas alınarak aynı şekilde hesaplanır. İade edilen ürün için KDV düzeltmesi yapılmış olur.
İade Faturasında Kısmi İade Yapılabilir mi?
Evet, iade edilen miktar kadar fatura düzenlenebilir. Sadece ilgili kalemler yazılır ve tutarlar satış faturasıyla uyumlu olmalıdır.
E-Faturada İade Talebi Reddedilebilir mi?
Ticari fatura senaryosunda alıcı iade faturası talebini kabul veya ret edebilir. Temel senaryoda ise karşı tarafın onayı gerekmez.
Yanlış Kesilen İade Faturası Nasıl Düzeltilir?
Yanlış düzenlenen fatura iptal edilemeyecek durumdaysa karşı fatura veya yeni bir düzeltme işlemine başvurulur. Doğru bilgilerle yeniden fatura düzenlenmesi gerekir.
