İhraç Kayıtlı Fatura Nasıl Kesilir?

Türkiye’de ihracat yapan işletmeler için en kritik süreçlerden biri de doğru ve mevzuata uygun şekilde fatura düzenlemektir. Özellikle KDV istisnası kapsamında uygulanan “ihraç kayıtlı satış” işlemlerinde, faturaların nasıl kesileceği hem vergi avantajı sağlamak hem de cezai yaptırımlardan kaçınmak açısından büyük önem taşır. 2025 yılı itibarıyla e-fatura ve e-arşiv sistemlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte ihraç kayıtlı faturaların elektronik ortamda kesilmesi zorunlu hale gelmiştir.

İhraç Kayıtlı Fatura Nedir?

İhraç kayıtlı fatura, KDV Kanunu’nun 11/1-c maddesi kapsamında uygulanan ve ihracata konu olacak malın satışı sırasında düzenlenen özel bir faturadır. Bu faturada mal satıcı tarafından ihracatçıya teslim edilir ancak teslim sırasında KDV hesaplanmaz. KDV tahsil edilmeyen bu satışta, ihracatçının malı belirlenen süre içerisinde fiilen ihraç etmesi gerekir. Eğer ihracat gerçekleşmezse, satıcı daha sonra KDV’yi ödemekle yükümlü olur. Bu sistem, Türkiye’den mal ihraç eden firmaların finansal yükünü hafifletmek için geliştirilmiş bir vergi avantajı mekanizmasıdır.

İhraç Kayıtlı Faturanın Özelliği Nedir?

Normal satış faturalarından farklı olarak ihraç kayıtlı faturada KDV gösterilmez ve faturada mutlaka “ihraç kayıtlı satış” ibaresi bulunur. Bu ifade faturanın hukuki geçerliliği açısından kritik öneme sahiptir. Ayrıca faturada hem satıcının hem de ihracatçının bilgileri eksiksiz şekilde yer almalıdır. İhraç kayıtlı satışların takip edilebilmesi için faturaların e-fatura sisteminde özel kodlarla düzenlenmesi gerekir. Dolayısıyla işletmeler bu süreci manuel olarak değil, GİB uyumlu muhasebe programları aracılığıyla yürütmelidir.

İhraç Kayıtlı Fatura Kimler Tarafından Düzenlenir?

İhraç kayıtlı fatura yalnızca malı fiilen üreten ve Türkiye’de KDV mükellefi olan firmalar tarafından düzenlenebilir. Yani ihracatçılara mal satan üretici firmalar, bu faturayı kesmekle yükümlüdür. İhracatçı firma ise bu faturayı aldıktan sonra belirlenen süre içerisinde malı yurt dışına ihraç etmek zorundadır. Bu yönüyle ihraç kayıtlı fatura, satıcı ve ihracatçı arasında hukuki bağ kuran en önemli belgelerden biridir. Hizmet sektöründe ise ihraç kayıtlı fatura uygulaması geçerli değildir; yalnızca mal ihracatına konu işlemlerde kullanılabilir.

İhraç Kayıtlı Fatura Nasıl Kesilir?

İhraç kayıtlı fatura kesim süreci, diğer elektronik faturalarla benzer şekilde ilerler. Öncelikle işletmenin e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir. Ardından satış işlemi gerçekleştiğinde, fatura üzerinde “ihraç kayıtlı” ibaresi açıkça belirtilir ve KDV satırı boş bırakılır. Faturada malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı net şekilde yer almalıdır. Ayrıca ihracatçı firmanın unvanı, vergi numarası ve adresi de yazılmalıdır. Fatura elektronik ortamda düzenlendikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gönderilir ve karşı tarafa iletilir. Bu süreçte Bilsoft’un E-Fatura Programı sayesinde, ihraç kayıtlı faturalar hızlı ve hatasız biçimde düzenlenebilir.

İhraç Kayıtlı Fatura Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

İhraç kayıtlı fatura keserken en çok dikkat edilmesi gereken husus, ihracatın süresi ve KDV istisnasıdır. Kanuna göre ihracatçı firma, malı faturanın düzenlendiği tarihten itibaren üç ay içerisinde yurt dışına çıkarmalıdır. Bu süre içerisinde ihracat gerçekleşmezse, satıcı firma tahsil etmediği KDV’yi devlete ödemek zorunda kalır. Bu nedenle hem satıcı hem de ihracatçı taraf, ihracat sürecini dikkatle takip etmelidir. Ayrıca fatura üzerinde yanlış bilgi bulunması, hem muhasebe kayıtlarını bozacak hem de vergi cezasına yol açacaktır.

İhraç Kayıtlı Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Normal faturalarda mal satışında KDV hesaplanır ve bu tutar alıcıdan tahsil edilir. Oysa ihraç kayıtlı faturalarda KDV tahsil edilmez, yalnızca mal bedeli gösterilir. Bunun dışında her iki fatura da benzer bilgiler içerir. Yani temel fark, KDV uygulamasıdır. Bu fark işletmelere önemli bir avantaj sağlar çünkü ihracatçılar KDV yükü taşımadan malı ihraç edebilir. Ancak bu avantaj yalnızca ihracatın gerçekleşmesi durumunda geçerlidir; aksi halde satıcı KDV’yi ödemek zorunda kalır.

İhraç Kayıtlı Fatura Elektronik Ortamda Nasıl Yönetilir?

2025 yılı itibarıyla tüm ihraç kayıtlı faturaların elektronik ortamda kesilmesi zorunludur. E-fatura ve e-arşiv sistemine entegre çalışan işletmeler, bu süreci muhasebe yazılımları üzerinden yönetebilir. Manuel fatura kesmek hem zaman kaybına yol açar hem de hata riskini artırır. Oysa Bilsoft’un Ön Muhasebe Programı ile ihraç kayıtlı faturalar kolayca oluşturulabilir, KDV istisnası otomatik yansıtılabilir ve belgeler güvenli şekilde arşivlenebilir. Böylece işletmeler hem yasal zorunlulukları yerine getirir hem de süreçlerini dijital ortamda hızlandırır.

İhraç Kayıtlı Faturanın Hukuki Dayanağı Nedir?

İhraç kayıtlı faturaların hukuki temeli, Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 11. ve 32. maddelerine dayanır. Bu maddelere göre ihracat işlemleri KDV’den istisna tutulmuştur. Ancak istisna, malın gerçekten yurt dışına çıkmasıyla geçerli hale gelir. Bu nedenle ihraç kayıtlı faturalar, yalnızca bir muhasebe belgesi değil, aynı zamanda kanuni yükümlülükleri yerine getiren resmi evrak niteliğindedir. Yanlış düzenlenmesi durumunda işletmeler ciddi cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir.

İhraç Kayıtlı Fatura Hakkında Sık Sorulan Sorular (SSS)

İhraç kayıtlı fatura nedir?

İhraç kayıtlı fatura, ihracata konu mal satışlarında düzenlenen ve KDV tahsil edilmeyen özel bir fatura türüdür.

Kimler ihraç kayıtlı fatura kesebilir?

Yalnızca üretici firmalar ihracatçıya yaptıkları satışlarda bu faturayı düzenleyebilir.

İhraç kayıtlı faturada KDV nasıl uygulanır?

KDV hesaplanmaz, ancak faturada KDV satırı boş bırakılır ve “ihraç kayıtlı satış” ibaresi yazılır.

İhraç kayıtlı faturanın süresi ne kadardır?

İhracatçı firma, malı üç ay içerisinde ihraç etmek zorundadır. Aksi halde satıcı KDV ödemekle yükümlüdür.

İhraç kayıtlı fatura e-fatura ile düzenlenebilir mi?

Evet, 2025 yılı itibarıyla ihraç kayıtlı faturalar yalnızca e-fatura veya e-arşiv fatura sistemi üzerinden düzenlenebilir.