Gider Pusulası Nedir?
Gider pusulası, vergiden muaf olmayan ancak fatura düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişilerden mal veya hizmet satın alındığında düzenlenen resmi bir belgedir. Sen bir işletme olarak serbest meslek erbabı olmayan bir kişiden ürün ya da hizmet aldığında, karşı taraf fatura kesemediği için bu işlemi belgelendirmen gerekir. İşte gider pusulası tam da bu noktada devreye girer ve fatura yerine geçen bir belge olarak kabul edilir.
Bu belge hem satışı yapan kişi hem de alıcı işletme açısından hukuken bağlayıcıdır. Aynı zamanda stopaj gibi vergi kesintilerinin doğru şekilde yapılmasını sağlar. Gider pusulası düzenlenerek yapılan ödeme kayıt altına alınır ve muhasebe açısından işlem resmileştirilmiş olur.
Kısacası, gider pusulası işletmelerin faturasız mal veya hizket alımlarını yasal çerçevede belgeleyebilmesi için kullanılan pratik ve zorunlu bir yöntemdir.
Gider Pusulası Nasıl Kesilir?
Gider pusulası düzenlemek aslında oldukça basit bir süreçtir, ancak doğru bilgilerle doldurulması zorunludur. Çünkü bu belge, hem işletmenin gider kayıtlarında hem de karşı tarafa yapılan ödemenin doğrulanmasında kritik bir yere sahiptir. Gider pusulası keserken şu adımları takip edebilirsin:
Önce, işlem yaptığın kişinin vergi mükellefi olup olmadığını kontrol edersin. Eğer kişi fatura kesemiyorsa yani vergi mükellefiyeti yoksa gider pusulası düzenleyebilirsin. Ardından pusulanın içine alım yapılan ürün veya hizmetin açıklamasını, miktarını ve birim fiyatını yazarsın. Stopaj uygulanacaksa oranı belirleyip brüt tutar üzerinden hesaplama yaparsın. Sonrasında net ödenecek tutarı belirlersin ve hem alıcı hem satıcı bilgilerini eksiksiz şekilde eklersin. Gider pusulası düzenleyen işletmeler için, muhasebe sürecini dijitalleştiren ve e-belge çözümleri sunan Bilsoft Yazılım'ıne-Fatura ile işlemlerini daha hızlı ve hatasız gerçekleştirmek mümkündür.
Gider pusulası iki nüsha olarak hazırlanır; biri işletmede kalır, diğeri ise ödeme yapılan kişiye verilir. Düzenledikten sonra hem senin hem de mal veya hizmet sağlayan kişinin imzalaması gerekir. Bu imza, işlemi yasal olarak geçerli hale getirir.
Gider Pusulası Hesaplama
Gider pusulası hesaplaması, işlemde uygulanacak stopaj oranı ve varsa KDV durumuna göre şekillenir. Bu nedenle hesaplamanın mantığını anlamak, hem doğru belge düzenlemek hem de vergi açısından sorun yaşamamak için önemlidir.
Genelde gider pusulasında stopaj uygulanır ve bu stopaj oranı, alınan hizmetin türüne göre değişiklik gösterebilir. Örneğin, bir ürün alımında farklı, bir hizmet alımında farklı oranlar kullanılabilir. Hesaplama yapılırken önce brüt tutarı belirlersin. Ardından stopaj oranını bu brüt tutar üzerinden hesaplayarak ne kadar kesinti yapılacağını bulursun. Eğer işlem KDV'ye tabiyse, KDV tutarı da yine brüt tutarın üzerinden eklenir.
Son adımda, brüt tutardan stopaj kesintisini çıkararak kişiye ödenecek net tutarı elde edersin. Bu hesaplama, gider pusulasının en kritik bölümüdür çünkü hatalı bir hesaplama hem bildirime hem de muhasebe kaydına yanlış yansır. Ayrıca, Bilsoft'un bulut ön muhasebe programı sayesinde gider pusulası ile ilgili brüt-net hesaplamalar, kasa-banka takibi ve raporlama gibi işlemler tek platformda takip edilebilir.
Gider Pusulası Örneği
Gider pusulası örneği, belgeyi ilk kez düzenleyecek kişiler için oldukça yol göstericidir. Bu örnek sayesinde hangi bilgilerin nerede yer alması gerektiğini daha net görürsün. Aşağıdaki gibi basit bir gider pusulası yapısı çoğu işlem için yeterlidir:
İşletmenin unvanı ve adresi
Belgenin düzenlendiği tarih ve belge numarası
Mal veya hizmeti sağlayan kişinin adı, soyadı ve adresi
Mal veya hizmetin açıklaması, miktarı ve birim fiyatı
Brüt tutar
Stopaj oranı ve hesaplanan stopaj tutarı
Varsa KDV bilgisi
Ödenecek net tutar
Her iki tarafın imzası
Bu yapı aslında bir faturanın sadeleştirilmiş hali gibidir. Önemli olan, yapılan işlemi ve ödenen tutarı açıkça gösterebilmek. Bu bilgiler ne kadar detaylı ve doğru olursa, muhasebe süreci de o kadar sorunsuz ilerler.
Gider Pusulası Muhasebe Kaydı
Gider pusulasının muhasebe kaydı, işletmenin yaptığı harcamanın resmi kayıtlara doğru şekilde geçmesini sağlar. Bu kayıt, hem gelir gider tablosunu hem de vergi bildirimlerini doğrudan etkiler. Bu yüzden gider pusulası düzenledikten sonra muhasebeye doğru hesaplarla işlenmesi gerekir.
Muhasebe kaydı yapılırken, öncelikle giderin türüne göre ilgili gider hesabı kullanılır. Ardından stopaj tutarı, vergi kesintileri hesaplarına yansıtılır. Varsa KDV de kendi hesaplarına aktarılır. Son olarak net ödeme tutarı, kasa veya banka hesabından düşülerek kayıt tamamlanır.
Bu kayıt sürecinin amacı, yapılan harcamanın tüm bileşenlerini yani brüt tutarı, stopajı ve net ödemeyi ayrı ayrı gösterebilmektir. Böylece hem işletmenin mali tablolarında hem de yasal bildirimlerde doğru bir görünüm elde edilir.
Gider Pusulası Düzenleme
Gider pusulası düzenlerken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, belgenin yasal geçerliliğini sağlayacak bilgilerin eksiksiz ve doğru şekilde doldurulmasıdır. Çünkü bu belge, fatura yerine geçtiği için işletmenin vergi kayıtlarında doğrudan yer alır ve herhangi bir hata ileride sorun çıkarabilir.
Gider pusulası düzenlerken öncelikle mal veya hizmeti sağlayan kişinin gerçekten fatura kesemeyecek biri olup olmadığını kontrol etmek gerekir. Daha sonra işlemin açıklaması, birim fiyatı, miktarı ve toplam tutarı net bir şekilde yazılır. Stopaj oranı doğru seçilmeli ve hesaplama hatasız yapılmalıdır. Eğer işleme KDV uygulanıyorsa bunun da açıkça belirtilmesi gerekir.
Belge iki nüsha hazırlanır ve hem alıcı hem de satıcı tarafından imzalanarak işlem tamamlanır. Düzenlenen gider pusulalarının saklanması da önemlidir; çünkü hem muhasebe kayıtlarına işlenir hem de gerektiğinde denetimlerde delil niteliği taşır.
Belge düzenleme sürecinde her şeyin kayıt altında kalması için Bilsoft'un bulut tabanlı sistemleri, gider pusulası dahil tüm belgeleri güvenli şekilde saklamana yardımcı olur. Süreci tamamen dijitalleştirmek istersen, Bilsoft'un e-Arşiv çözümüyle belgelerini online ortamda düzenleyip saklayabilirsin.
Gider Pusulası ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Gider Pusulası Hangi Durumlarda Kullanılır?
Gider pusulası, fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden mal veya hizmet alındığında kullanılır. İşlemi resmi hale getirir ve vergi kesintilerinin doğru yapılmasını sağlar.
Gider Pusulasında Stopaj Oranı Kaçtır?
Stopaj oranı, alınan hizmet veya malın niteliğine göre değişir. Genellikle hizmet alımlarında daha yüksek, mal alımlarında daha düşük oranlar uygulanır.
Gider Pusulasını Kimler Düzenleyebilir?
Gider pusulasını her işletme düzenleyebilir. Belgeyi her zaman alıcı taraf düzenler, hizmet veya malı veren kişi imzalar.
Gider Pusulası Elektronik Olarak Düzenlenebilir mi?
Evet, e-gider pusulası olarak elektronik ortamda düzenlenebilir. Bu işlem Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kabul edilir ve hukuken geçerlidir.
Gider Pusulası ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Faturayı satıcı düzenler, gider pusulasını ise alıcı düzenler. Fatura için vergi mükellefiyeti gerekir, gider pusulası ise fatura düzenleyemeyen kişilerden yapılan alımlarda kullanılır.
