E-Arşiv Fatura Nedir? E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
İnternet alışverişlerinizden kurumsal harcamalarınıza kadar hayatın her alanında karşınıza çıkan e-arşiv faturalarını nasıl sorgulayacağınızı ve yöneteceğinizi bilmek, dijital dünyada işlerinizi kolaylaştırır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan bu dijital hizmet, hem tüketiciler hem de işletmeler için şeffaf ve hızlı bir çözüm sunar. Bu rehberde, e-arşiv fatura sorgulama işleminin tüm adımlarını, dikkat edilmesi gereken püf noktalarını ve sıkça sorulan soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, alıcısı e-fatura mükellefi olmayan kişi veya kurumlara düzenlenen, kâğıt fatura ile birebir aynı yasal geçerliliğe sahip olan dijital bir belgedir. Bu sistem sayesinde, faturalar elektronik ortamda oluşturulur, muhafaza edilir ve gerektiğinde ibraz edilir. E-fatura ile temel farkı; e-faturanın sadece sisteme kayıtlı mükellefler arasında kesilebilirken, e-arşiv faturanın son kullanıcılar da dahil olmak üzere herkese düzenlenebilmesidir. Vergi Usul Kanunu tebliğleri ile yasal dayanağı oluşturulan bu uygulama, belirlenen ciro limitlerini aşan veya GİB tarafından zorunlu kılınan tüm işletmeleri kapsamaktadır. Bu sayede hem kâğıt israfı önlenir hem de ticari işlemler daha hızlı ve şeffaf bir şekilde kayıt altına alınır.
E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
E-arşiv fatura sorgulama işlemi oldukça basit adımlarla gerçekleştirilebilir. Bu işlem genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) İnteraktif Vergi Dairesi portalı üzerinden veya hizmet alınan özel entegratörlerin sunduğu sistemler aracılığıyla yapılır. Sorgulama yapmak için öncelikle faturayı düzenleyen satıcının T.C. Kimlik Numarası (TCKN) veya Vergi Kimlik Numarası (VKN), fatura numarası, fatura tutarı ve fatura tarihi gibi temel bilgilere ihtiyacınız vardır. GİB portalına girdiğinizde "e-Arşiv Fatura Sorgulama" ekranına bu bilgileri eksiksiz olarak girmeniz istenir. Ardından ekrandaki güvenlik kodunu da doğrulayarak sorgulama işlemini tamamlayabilirsiniz. Bu adımlar sonunda faturanızın GİB sistemlerindeki kaydına ve detaylarına anında ulaşabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Sorgulama Sistemi
E-arşiv fatura sorgulama sistemi, hem nihai tüketiciler hem de vergi mükellefi olan kurumlar için geliştirilmiş bir hizmettir. Bu sistem, adınıza düzenlenen bir faturanın doğruluğunu teyit etmeniz gerektiğinde kullanılır. Örneğin, bir e-ticaret sitesinden yaptığınız alışveriş sonrası size e-posta ile iletilen faturanın GİB sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol etmek istediğinizde bu sisteme başvurabilirsiniz. Benzer şekilde, kargo teslimatları, alınan hizmetler veya mağaza alışverişleri sonrasında düzenlenen dijital faturaların geçerliliğini doğrulamak için de bu sistem kritik bir rol oynar. Sisteme erişim için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesindeki "e-Belge" bölümü altında yer alan "e-Arşiv Fatura Sorgulama" bağlantısını kullanabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Sorgularken Dikkat Edilmesi Gerekenler
E-arşiv fatura sorgulama sürecinde doğru sonuçlara ulaşmak için bazı detaylara dikkat etmek önemlidir. Yaygın hatalardan kaçınmak, işlemi hızlı ve sorunsuz tamamlamanızı sağlar.
- Eksik veya Hatalı Bilgi Girişi: Fatura numarası, VKN/TCKN, tarih veya tutar gibi bilgilerin yanlış girilmesi, sorgulamanın başarısız olmasına neden olur. Bilgileri faturanın üzerinden dikkatlice kontrol ederek girin.
- Yanlış Tarih Aralığı: Faturanın düzenlendiği tarihi doğru girdiğinizden emin olun. Genellikle sistem, faturanın kesildiği günü baz alır.
- Geçersiz E-posta: Eğer sorgulama bir platform üzerinden yapılıyorsa ve fatura e-posta ile ilişkilendirilmişse, sisteme kayıtlı doğru e-posta adresini kullandığınızdan emin olun.
- Sistem Güvenliği: Sorgulama işlemlerini mutlaka GİB'in resmi portalı veya güvendiğiniz özel entegratör firmaların sistemleri üzerinden yapın. Bilgilerinizi halka açık Wi-Fi ağları gibi güvensiz ortamlarda paylaşmaktan kaçının.
- Kurumsal Arşivleme: İşletmeler için düzenlenen e-arşiv faturaların yasal saklama süresi boyunca dijital olarak arşivlenmesi zorunludur. Sorgulama sonrası faturayı indirerek kendi sistemlerinizde güvenli bir şekilde saklamanız önerilir.İşletmelerin e-arşiv faturalarını yasal süre boyunca dijital ortamda saklaması gerekir.
E Arşiv Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?
E-arşiv faturayı görüntülemek ve indirmek oldukça kolay bir işlemdir. Fatura genellikle tarafınıza e-posta yoluyla bir PDF eki veya indirme bağlantısı olarak gönderilir. Bu e-postadaki bağlantıya tıklayarak veya eki açarak faturanızı doğrudan görüntüleyebilirsiniz. Alternatif olarak, GİB e-Arşiv portalı üzerinden yaptığınız başarılı bir sorgulama sonucunda, faturanın detaylarını içeren bir ekranla karşılaşırsınız. Bu ekranda genellikle "Faturayı Görüntüle" veya "PDF İndir" gibi bir buton bulunur. Bu butona tıklayarak faturanızın dijital kopyasını bilgisayarınıza veya mobil cihazınıza kaydedebilirsiniz. Mobil cihazlar ve bilgisayarlar arasında görüntüleme açısından temel bir fark bulunmaz; her iki platformda da modern internet tarayıcıları veya PDF okuyucu uygulamalar aracılığıyla fatura kolayca açılabilir.
E-Arşiv Fatura Sorgulama Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
E-Arşiv fatura sorgulamak için hangi bilgiler gerekir?
E-arşiv fatura sorgulama işlemi için temel olarak faturayı düzenleyen satıcının Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası (TCKN), size özel olarak üretilen fatura numarası, faturanın KDV dahil toplam tutarı ve düzenlenme tarihi bilgilerine sahip olmanız gerekmektedir.
Bu bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde sisteme girerek sorgulamayı başarıyla tamamlayabilirsiniz.
E-arşiv faturalarınızı kolayca sorgulamak, görüntülemek ve arşivlemek için Bilsoft E-Arşiv çözümlerinden faydalanabilirsiniz.
GİB sistemi üzerinden e-arşiv fatura sorgulama nasıl yapılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı üzerinden sorgulama yapmak için öncelikle GİB'in resmi web sitesindeki e-Belge hizmetleri bölümüne girilir. Buradan "e-Arşiv Fatura Sorgulama" ekranına ulaşarak satıcı VKN/TCKN, fatura no, fatura tutarı ve tarih gibi gerekli alanları doldurmanız istenir. Güvenlik kodunu da girdikten sonra faturanızın kayıtlı olup olmadığını anında görebilirsiniz.
E-Arşiv fatura PDF olarak indirilebilir mi?
Evet, e-arşiv faturalar PDF formatında kolaylıkla indirilebilir. Gerek satıcı tarafından size gönderilen e-postadaki bağlantı üzerinden gerekse GİB portalında yaptığınız e-arşiv fatura sorgulama işlemi sonucunda görüntülediğiniz faturayı "İndir" veya "PDF Olarak Kaydet" seçeneği ile cihazınıza kaydedebilirsiniz. Bu işlem, faturanın dijital bir kopyasını yasal süreler boyunca saklamanızı sağlar.
E-Arşiv fatura görüntülenmiyorsa ne yapılmalı?
Eğer e-arşiv faturanız görüntülenmiyorsa öncelikle sorgulama sırasında girdiğiniz bilgilerin (fatura no, VKN, tutar, tarih) doğruluğundan emin olun. Bilgiler doğruysa ancak sonuç alamıyorsanız, faturayı düzenleyen satıcı firma ile iletişime geçerek faturanın GİB'e bildirilip bildirilmediğini teyit etmelerini isteyebilirsiniz. Bazen teknik gecikmeler nedeniyle faturaların sisteme düşmesi zaman alabilmektedir.
E-Arşiv fatura sorgulama işlemi ücretsiz midir?
Evet, e-arşiv fatura sorgulama işlemi tamamen ücretsizdir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından vatandaşlara ve işletmelere sunulan bu hizmet için herhangi bir ücret talep edilmemektedir. Hem GİB'in kendi portalı üzerinden hem de özel entegratörlerin sunduğu sorgulama ekranlarından bu işlemi ücretsiz olarak gerçekleştirebilirsiniz.
