Bir işletmede her ürün aynı miktarda satılmaz, her müşteri aynı ciroyu oluşturmaz, her gider kalemi toplam maliyeti aynı oranda etkilemez ve karşılaşılan her operasyonel problem işletmeye aynı ölçüde zarar vermez. Buna rağmen özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde zaman, bütçe ve insan kaynağı çoğu zaman tüm işlere eşit şekilde dağıtılmaya çalışılır.
Sonuç olarak ekip çok çalışmasına rağmen işletmenin performansı aynı hızda yükselmeyebilir.
Tam bu noktada Pareto analizi, işletmelerin hangi ürünlerin, müşterilerin, giderlerin veya problemlerin sonuçlar üzerinde daha büyük etkiye sahip olduğunu belirlemesine yardımcı olan oldukça pratik bir analiz yöntemi olarak öne çıkar.
Pareto analizi çoğunlukla 80/20 kuralı olarak bilinir. Temel düşünce, sonuçların büyük bölümünün nedenlerin daha küçük bir bölümünden kaynaklanabileceğidir. Örneğin satış gelirinizin önemli bir kısmı sınırlı sayıdaki üründen, tahsilat problemlerinizin önemli bölümü belirli müşterilerden veya stok maliyetinizin büyük bölümü belirli ürün gruplarından kaynaklanabilir.
Buradaki amaç her işletmede matematiksel olarak tam olarak yüzde 80 ve yüzde 20 oranlarını bulmak değildir. Asıl amaç, işletme performansı üzerinde en fazla etkiye sahip alanları veriler yardımıyla belirlemek ve kaynakları buna göre önceliklendirmektir.
Özellikle bulut ön muhasebe programı üzerinden satış, stok, cari hesap, gelir-gider ve finansal hareketlerini düzenli olarak takip eden işletmeler, Pareto analizinde ihtiyaç duydukları verileri çok daha kolay bir şekilde oluşturabilir.
Bu kapsamlı rehberde Pareto analizinin ne olduğunu, 80/20 kuralının işletmeler için ne ifade ettiğini, satıştan stok yönetimine, müşteri analizinden tahsilat süreçlerine kadar hangi alanlarda kullanılabileceğini ve KOBİ’lerin bu yöntemi nasıl uygulayabileceğini adım adım ele alacağız.
Pareto Analizi Nedir?
Pareto analizi, bir sonuç üzerinde en yüksek etkiye sahip nedenlerin belirlenmesi ve önem sırasına göre değerlendirilmesi için kullanılan analiz yöntemidir.
Yöntemin temelinde Pareto İlkesi olarak bilinen yaklaşım bulunur. Pareto ilkesi, birçok durumda sonuçların büyük bölümünün sınırlı sayıdaki nedenden kaynaklandığını ifade eder.
İş dünyasında bu yaklaşım farklı şekillerde karşımıza çıkabilir:
Satışların büyük bölümünü sınırlı sayıdaki ürün oluşturabilir.
Cironun önemli kısmı belirli müşterilerden gelebilir.
Stok değerinin büyük kısmı az sayıdaki üründe toplanabilir.
Müşteri şikâyetlerinin büyük kısmı birkaç temel problemden kaynaklanabilir.
Giderlerin önemli bir bölümü belirli maliyet kalemlerinde oluşabilir.
Tahsilat gecikmelerinin büyük kısmı sınırlı sayıdaki müşteriden kaynaklanabilir.
Dolayısıyla Pareto analizi yalnızca muhasebe departmanının kullanacağı bir hesaplama değildir. Satış, pazarlama, satın alma, stok, finans, müşteri hizmetleri, üretim ve operasyon ekipleri tarafından kullanılabilecek bir karar destek yöntemidir.
Bir işletmenin Pareto analizi yapabilmesi için öncelikle düzenli veriye ihtiyacı vardır. Satışların ürün bazında, müşteri hareketlerinin cari hesap bazında ve stok giriş çıkışlarının ürün bazında kayıt altına alınması gerekir.
Bu nedenle ön muhasebe süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesi, Pareto analizi gibi veri temelli yöntemlerin uygulanmasını kolaylaştırır.
80/20 Kuralı Nedir?
80/20 kuralı, sonuçların yaklaşık yüzde 80’inin nedenlerin yaklaşık yüzde 20’sinden ortaya çıkabileceğini anlatan Pareto ilkesinin yaygın kullanılan ifadesidir.
Örneğin bir işletmenin 100 farklı ürünü bulunduğunu düşünelim.
Bu ürünlerin yaklaşık 20 tanesi toplam cironun çok büyük bölümünü oluştururken diğer 80 ürün daha düşük satış hacmine sahip olabilir.
Benzer şekilde işletmenin 500 müşterisi varsa bunların belirli bir bölümü toplam satışların önemli kısmını gerçekleştiriyor olabilir.
Ancak önemli bir noktanın altını çizmek gerekir: Pareto analizinde sonuç mutlaka yüzde 80 ve yüzde 20 olmak zorunda değildir.
Bir işletmede dağılım:
70/30,
75/25,
85/15,
hatta 90/10
şeklinde ortaya çıkabilir.
Bu nedenle Pareto kuralını kesin bir matematiksel yasa olarak değil, işletmenin yüksek etkiye sahip alanlarını bulmasını sağlayan bir analiz yaklaşımı olarak değerlendirmek daha doğrudur.
Önemli olan “yüzde kaç?” sorusundan önce şu soruyu sormaktır:
Hangi ürünler, müşteriler, giderler veya sorunlar işletmemin sonuçlarını diğerlerinden çok daha fazla etkiliyor?
Pareto analizinin işletme açısından gerçek değeri bu soruya cevap vermesidir.
KOBİ’ler Neden Pareto Analizi Yapmalıdır?
KOBİ’lerin büyük işletmelerden farklı olarak genellikle daha sınırlı insan kaynağı, zaman ve bütçeyle faaliyet göstermesi gerekir. İşletme sahibinin aynı gün içerisinde satış, satın alma, tahsilat, personel, stok ve müşteri ilişkileri gibi farklı alanlarla ilgilenmesi gerekebilir.
Bu nedenle KOBİ’lerde kaynakların doğru önceliklere yönlendirilmesi son derece önemlidir.
Pareto analizi, işletmenin onlarca farklı konu arasında hangilerinin gerçekten kritik olduğunu belirlemesine yardımcı olur.
Kaynakların doğru alanlara yönlendirilmesini sağlar
İşletmenin zamanının ve bütçesinin sınırlı olması, her ürün veya müşteriye aynı oranda kaynak ayrılamayacağı anlamına gelir.
Örneğin satışların büyük bölümünü oluşturan 15 ürün ile çok düşük satış hacmine sahip 200 ürünü aynı şekilde yönetmek doğru olmayabilir.
Yüksek satış hacmine sahip ürünlerin:
stok seviyeleri,
tedarik süreleri,
fiyatlandırmaları,
kampanyaları,
minimum stok limitleri
daha yakından takip edilebilir.
Böylece işletme operasyonel kaynaklarını gerçekten sonuç üreten noktalara yönlendirebilir.
Karar alma sürecini veriye dayalı hale getirir
“Bu ürün çok satıyor gibi geliyor” veya “bu müşteri bizim için çok önemli” gibi değerlendirmeler işletme deneyimine dayanabilir. Ancak yalnızca sezgilerle hareket etmek zaman zaman yanıltıcı sonuçlara neden olabilir.
Pareto analizi satış ve finansal kayıtların rakamlarla değerlendirilmesini sağlar.
Örneğin işletme sahibi çok sık sipariş veren bir müşteriyi en değerli müşterilerinden biri olarak görebilir. Ancak raporlar incelendiğinde sipariş tutarlarının düşük, iade oranının yüksek veya tahsilat süresinin uzun olduğu görülebilir.
Bu nedenle doğru işletme kararları yalnızca işlem sayısıyla değil; ciro, kârlılık, tahsilat ve maliyet gibi farklı göstergelerle birlikte değerlendirilmelidir.
Pareto Analizi Nasıl Yapılır?
Pareto analizi karmaşık bir yöntem değildir. Veriler doğru şekilde tutuluyorsa Excel veya işletmenin kullandığı raporlama araçlarından yararlanılarak uygulanabilir.
Temel olarak aşağıdaki adımlar izlenir.
1. Analiz edilecek problemi belirleyin
Öncelikle hangi soruya cevap aradığınızı netleştirin.
Örneğin:
Hangi ürünler toplam satışların büyük bölümünü oluşturuyor?
Hangi müşteriler toplam cironun büyük bölümünü sağlıyor?
Hangi ürünler stok maliyetinin büyük bölümünü oluşturuyor?
Hangi müşteriler vadesi geçmiş alacakların büyük bölümüne sahip?
Hangi gider kalemleri toplam maliyetin büyük bölümünü oluşturuyor?
Hangi sorunlar müşteri şikâyetlerinin büyük bölümünü oluşturuyor?
Tek bir Pareto analizinde mümkün olduğunca tek bir temel soruya odaklanmak sonuçların yorumlanmasını kolaylaştırır.
2. Doğru verileri toplayın
İkinci adım gerekli verilerin belirli bir dönem için çıkarılmasıdır.
Satış analizi yapıyorsanız:
ürün adı,
satış miktarı,
satış tutarı,
indirim,
iade,
mümkünse ürün maliyeti
gibi bilgiler kullanılabilir.
Müşteri analizi yapıyorsanız:
müşteri adı,
toplam satış,
sipariş sayısı,
tahsilat tutarı,
kalan bakiye,
ortalama ödeme süresi
değerlendirilebilir.
Düzenli cari hesap takibi yapılması, özellikle müşteri bazlı analizlerde daha güvenilir sonuçlar elde edilmesine yardımcı olur.
3. Verileri büyükten küçüğe sıralayın
Analizin temel adımlarından biri değerlerin en yüksekten en düşüğe doğru sıralanmasıdır.
Örneğin ürün satışlarını inceliyorsanız en yüksek satış tutarına sahip ürün ilk sıraya yerleştirilir.
Sonrasında ikinci, üçüncü ve diğer ürünler sıralanır.
Böylece yalnızca listeyi inceleyerek bile hangi ürünlerin satış içerisinde daha fazla ağırlığa sahip olduğu görülmeye başlanır.
4. Her kalemin toplam içindeki yüzdesini hesaplayın
Her ürünün veya müşterinin toplam içerisindeki payını belirleyin.
Örneğin toplam satışınız 1.000.000 TL ve A ürününün satış tutarı 200.000 TL ise A ürününün toplam satış içerisindeki payı:
200.000 / 1.000.000 × 100 = %20
olarak hesaplanır.
Bu işlem tüm kalemler için uygulanır.
5. Kümülatif yüzdeleri hesaplayın
Pareto analizinde yalnızca tek tek ürünlerin yüzdesine bakılmaz. Yukarıdan aşağıya doğru toplam yüzdeler de hesaplanır.
Örneğin:
A ürünü %25
B ürünü %20
C ürünü %18
D ürünü %17
pay oluşturuyorsa ilk dört ürünün toplam katkısı yüzde 80’e ulaşır.
Eğer işletmenin toplam 20 ürünü bulunuyorsa dört ürün, ürün portföyünün yüzde 20’sini temsil ederken satışların yüzde 80’ini oluşturmuş olur.
Bu, klasik 80/20 dağılımına oldukça yakın bir Pareto örneğidir.
6. Sonuçları yorumlayın
Analiz yalnızca tablo oluşturmak için yapılmamalıdır.
Asıl amaç sonuçların işletme kararlarına dönüştürülmesidir.
Örneğin yüksek satış üreten ürünler belirlendiyse:
stokta bulunurluk oranı artırılabilir,
minimum stok seviyesi tanımlanabilir,
tedarik süreci gözden geçirilebilir,
kampanya bütçesi yeniden dağıtılabilir,
satış tahminlerinde bu ürünlere daha fazla ağırlık verilebilir.
Bilsoft’un Stok Risk Limit Modülü gibi araçları, kritik ürünlerin stok seviyelerinin kontrol edilmesi açısından işletmelere yardımcı olabilir.
7. Analizi düzenli olarak tekrarlayın
Bir kez yapılan Pareto analizini kalıcı gerçek olarak kabul etmek doğru değildir.
Müşteri davranışları, sezon, fiyat değişimleri, yeni ürünler, kampanyalar ve ekonomik koşullar nedeniyle dağılımlar zaman içerisinde değişebilir.
Bu nedenle işletmenin faaliyet yapısına göre analiz:
aylık,
üç aylık,
altı aylık
periyotlarla yeniden hazırlanabilir.
Düzenli analiz, işletmenin geçmiş sonuçları görmekten öte değişimleri erken fark etmesini sağlar.
Pareto Analizi Örneği: Ürün Satışlarının Analizi
Bir perakende işletmesinin 20 farklı ürün sattığını düşünelim.
Aylık toplam satış cirosu 1.000.000 TL olsun.
Satış dağılımı aşağıdaki gibi gerçekleşsin:
Ürün | Satış Tutarı | Toplam Satıştaki Pay |
|---|---|---|
Ürün A | 240.000 TL | %24 |
Ürün B | 220.000 TL | %22 |
Ürün C | 180.000 TL | %18 |
Ürün D | 160.000 TL | %16 |
Diğer 16 ürün | 200.000 TL | %20 |
Toplam | 1.000.000 TL | %100 |
Bu örnekte ilk dört ürün toplam satışların yüzde 80’ini oluşturuyor.
İşletmenin toplam 20 ürünü bulunduğu için dört ürün ürün portföyünün yüzde 20’sine karşılık geliyor.
Dolayısıyla oldukça net bir 80/20 dağılımı ortaya çıkıyor.
Peki işletme bu bilgiyle ne yapabilir?
Öncelikle A, B, C ve D ürünlerinin stokta bulunmaması önemli satış kaybı yaratabilir. Dolayısıyla bu ürünlerin minimum stok seviyeleri diğer ürünlerden daha dikkatli belirlenebilir.
Tedarikçilerle yapılan görüşmelerde bu ürünlerin teslim süreleri önceliklendirilebilir.
Mağazadaki raf veya teşhir alanlarında daha fazla görünürlük sağlanabilir.
E-ticaret kanalında bu ürünlere ait stok bilgilerinin güncel olması ayrıca önem kazanır.
Fiziksel mağazada satış yapan işletmeler, Perakende Hızlı Satış Modülü üzerinden satış hareketlerini düzenli takip ederek hangi ürünlerin daha fazla işlem gördüğünü değerlendirebilir.
Burada dikkat edilmesi gereken nokta şudur:
Pareto analizi “diğer 16 ürünü satıştan kaldırın” anlamına gelmez.
Düşük satış hacmine sahip bazı ürünler:
yüksek kâr marjına sahip olabilir,
önemli müşteriler tarafından tercih edilebilir,
ana ürünlerin tamamlayıcısı olabilir,
sezonluk satış gösterebilir,
müşteri çekmek için stratejik önem taşıyabilir.
Dolayısıyla Pareto analizi kararın kendisi değil, karar vermeyi kolaylaştıran bir başlangıç noktasıdır.
Stok Yönetiminde Pareto Analizi Nasıl Kullanılır?
Stok, işletme sermayesinin önemli bir bölümünü oluşturabilir. Gereğinden fazla stok bulundurmak nakdin depoda beklemesine neden olurken yetersiz stok müşterinin istediği ürüne ulaşamamasına ve satış kaybına yol açabilir.
Pareto analizi stok yönetiminde iki farklı açıdan kullanılabilir.
Birincisi, satışa en fazla katkı sağlayan ürünleri belirlemektir.
İkincisi ise toplam stok değerinin hangi ürünlerde yoğunlaştığını görmektir.
Örneğin depoda 1.000 farklı stok kartı bulunmasına rağmen toplam stok değerinin yarısı yalnızca 50 üründe bulunabilir.
Bu durumda işletmenin bütün ürünleri aynı kontrol sıklığıyla sayması yerine yüksek finansal değere sahip ürünleri daha sık kontrol etmesi düşünülebilir.
Benzer şekilde hızlı satılan ürünlerin kritik stok seviyeleri daha yakından takip edilebilir.
Stok performansını daha detaylı değerlendirmek isteyen işletmeler stok devir hızı nedir ve nasıl hesaplanır içeriğinden de yararlanabilir.
Pareto analizi ve stok devir hızı birlikte kullanıldığında işletme yalnızca “hangi ürün çok satıyor?” sorusuna değil, “hangi ürün işletme sermayesini ne kadar verimli kullanıyor?” sorusuna da yaklaşabilir.
Pareto Analizi ile ABC Analizi Arasındaki Fark Nedir?
Stok yönetiminde Pareto analiziyle birlikte sık kullanılan yöntemlerden biri ABC analizidir.
İki yaklaşım birbirine yakın olsa da aynı şey değildir.
Pareto analizi, yüksek etkiye sahip az sayıdaki kalemi belirlemeye odaklanır.
ABC analizi ise ürünleri önem seviyelerine göre genellikle üç gruba ayırır:
A Grubu: İşletme açısından en kritik veya en yüksek değere sahip ürünler.
B Grubu: Orta seviyede öneme sahip ürünler.
C Grubu: Toplam etki veya değer içerisindeki payı daha düşük ürünler.
Örneğin Pareto analizi sonucunda satışların büyük bölümünü oluşturan ürünler belirlendikten sonra bu ürünler ABC analizinde A grubu içerisinde değerlendirilebilir.
Bu nedenle iki yöntem birbirinin alternatifi olmak zorunda değildir. Aksine doğru senaryoda birbirini tamamlayabilir.
Stok yönetiminin temel kavramlarını daha kapsamlı incelemek için KOBİ’ler için stok yönetimi ve stok takip programı rehberine göz atabilirsiniz.
Müşteri Analizinde Pareto Kuralı Nasıl Kullanılır?
Bir işletmenin müşterilerinin tamamı aynı ekonomik değeri oluşturmaz.
Bazı müşteriler:
daha sık sipariş verir,
daha yüksek tutarlı alışveriş yapar,
daha düzenli ödeme gerçekleştirir,
daha yüksek kâr marjına sahip ürünleri tercih eder,
işletmeyle daha uzun süre çalışır.
Bu nedenle Pareto analizi müşteri portföyünü değerlendirmek için oldukça yararlıdır.
Örneğin son 12 aylık müşteri satışları büyükten küçüğe sıralanabilir.
Daha sonra toplam cironun yüzde 80’ine ulaşan müşteriler belirlenebilir.
Bu müşteriler işletmenin ticari açıdan kritik müşteri segmentlerinden birini oluşturabilir.
Ancak müşteri değerini yalnızca ciro üzerinden değerlendirmek yeterli değildir.
Bir müşteri yüksek ciro oluşturmasına rağmen sürekli uzun vade talep ediyor, tahsilatları geciktiriyor ve yoğun operasyonel iş yükü yaratıyorsa gerçek katkısı düşünüldüğünden düşük olabilir.
Bu nedenle müşteri Pareto analizi yapılırken mümkünse:
toplam satış,
brüt kâr,
sipariş sıklığı,
iade miktarı,
ortalama vade,
tahsilat performansı,
açık hesap bakiyesi
birlikte değerlendirilmelidir.
Düzenli cari kayıtların tutulduğu bir ön muhasebe programı, müşteri bazlı finansal hareketleri analiz etmeyi kolaylaştırır.
Tahsilat Yönetiminde Pareto Analizi
Satış yapmak işletmenin kâğıt üzerindeki cirosunu artırabilir; ancak işletmenin günlük faaliyetlerini sürdürebilmesi için satışların zamanında tahsil edilmesi gerekir.
Özellikle vadeli çalışan işletmelerde vadesi geçmiş alacakların belirli müşterilerde yoğunlaşıp yoğunlaşmadığı düzenli olarak kontrol edilmelidir.
Pareto analizi burada oldukça önemli bir soru sorar:
Toplam gecikmiş alacağımızın büyük bölümü hangi müşterilerden kaynaklanıyor?
Örneğin işletmenin 200 müşterisinden 30 tanesinin toplam vadesi geçmiş alacakların yüzde 75’ini oluşturduğu görülebilir.
Böyle bir durumda tahsilat ekibinin 200 müşteriyi rastgele araması yerine finansal etkisi en yüksek açık hesaplardan başlayarak önceliklendirme yapması daha verimli olabilir.
Bilsoft Vade Takip Modülü üzerinden açık hesap, ödeme vadeleri ve tahsilat süreçlerinin düzenli takip edilmesi bu noktada işletmenin finansal görünürlüğünü artırabilir.
Tahsilat süreçlerini daha kapsamlı yapılandırmak isteyen işletmeler ayrıca tahsilat takibi nasıl yapılır rehberini inceleyebilir.
Pareto Analizi ile Tahsilat Önceliği Nasıl Belirlenir?
Tahsilat analizi yapılırken yalnızca borç miktarını dikkate almak her zaman yeterli değildir.
Aşağıdaki göstergeler birlikte kullanılabilir:
açık bakiye,
gecikme günü,
toplam müşteri cirosu,
geçmiş ödeme performansı,
faturaların vade dağılımı,
müşteriyle devam eden siparişler.
Örneğin 500.000 TL açık bakiyesi bulunan ancak yalnızca üç gün gecikmiş stratejik müşteri ile 80.000 TL bakiyesi 150 gündür tahsil edilemeyen müşteri aynı şekilde değerlendirilmemelidir.
Pareto analizi hangi müşterilerin toplam alacak içerisinde daha yüksek paya sahip olduğunu gösterirken vade analizi bu riskin süresini anlamayı sağlar.
Bu nedenle finansal analizlerde farklı göstergelerin birlikte kullanılması daha doğru sonuçlar verir.
Tahsilatların banka hareketleriyle karşılaştırılması gereken işletmelerde Banka Entegrasyonu kullanılarak hesap hareketlerinin muhasebe süreçleriyle daha bütünlüklü takip edilmesi de değerlendirilebilir.
E-Ticarette Pareto Analizi Nasıl Kullanılır?
E-ticaret işletmelerinde ürün sayısı kısa süre içerisinde yüzlerce hatta binlerce SKU seviyesine ulaşabilir.
Ancak ürün sayısının artması bütün ürünlerin eşit performans gösterdiği anlamına gelmez.
Bir e-ticaret işletmesi Pareto analizini kullanarak şu sorulara cevap arayabilir:
Hangi ürünler toplam cironun büyük bölümünü oluşturuyor?
Hangi ürünler siparişlerin büyük bölümünde yer alıyor?
Hangi ürünlerde iade oranı daha yüksek?
Hangi satış kanalları toplam siparişlerin büyük bölümünü sağlıyor?
Hangi ürünlerin stokta tükenmesi en büyük gelir kaybını yaratıyor?
Hangi müşteriler tekrar satın alımların büyük bölümünü gerçekleştiriyor?
Örneğin Trendyol, Hepsiburada, kendi e-ticaret sitesi ve fiziksel mağazada satış yapan bir işletmenin siparişleri farklı sistemlerde tutuluyorsa sağlıklı analiz hazırlamak zorlaşabilir.
Satış kanallarından gelen verilerin merkezi yapıda tutulması bu nedenle önem taşır.
Bilsoft e-Ticaret Entegrasyonu sipariş, stok ve faturalama süreçlerinin tek merkezden yönetilmesine yardımcı olarak analiz için daha düzenli bir veri altyapısı oluşturabilir.
Ürün Portföyü Pareto Analizi Nasıl Yorumlanmalıdır?
Bir ürün yüksek ciro sağlıyorsa otomatik olarak en iyi ürün olduğu düşünülmemelidir.
İşletmenin aynı zamanda ürünün kârlılığına bakması gerekir.
Örneğin:
Ürün A
Yıllık ciro: 2.000.000 TL
Brüt kâr oranı: %10
Ürün B
Yıllık ciro: 1.000.000 TL
Brüt kâr oranı: %35
İlk bakışta Ürün A daha başarılı görünür.
Ancak yaklaşık brüt kâr üzerinden değerlendirildiğinde:
Ürün A = 200.000 TL
Ürün B = 350.000 TL
sonucuna ulaşılır.
Dolayısıyla satış Pareto analizi mümkünse tek başına ciroya göre yapılmamalıdır.
İşletmenin veri altyapısına bağlı olarak analiz:
adet,
ciro,
brüt kâr,
stok devir hızı,
iade oranı
gibi farklı göstergeler üzerinden tekrarlanabilir.
Böylece bir ürünün gerçek işletme performansı çok daha sağlıklı değerlendirilebilir.
Maliyet Yönetiminde Pareto Analizi
Pareto analizi yalnızca gelir tarafında kullanılmaz.
İşletmenin giderlerini ve maliyetlerini değerlendirmek için de etkili bir yöntemdir.
Bir işletmede aylık giderler şu kategorilere ayrılabilir:
personel,
kira,
enerji,
lojistik,
reklam,
yazılım,
finansman,
araç,
paketleme,
bakım,
komisyonlar,
dış hizmetler.
Giderler büyükten küçüğe sıralandığında toplam maliyetin büyük bölümünün birkaç ana kalemde yoğunlaştığı görülebilir.
Bu bilgi maliyet azaltma çalışmalarında son derece önemlidir.
Örneğin toplam işletme giderinin yüzde 70’i personel, lojistik ve enerji maliyetlerinden oluşuyorsa küçük kırtasiye harcamalarını azaltmaya yoğunlaşmak işletmeye sınırlı katkı sağlayacaktır.
Pareto yaklaşımı yönetimin öncelikle yüksek etkili maliyet kalemlerini incelemesini sağlar.
Ancak burada amaç en büyük gideri otomatik olarak azaltmak değildir.
Personel maliyeti yüksek olabilir fakat işletmenin satış kapasitesinin temel kaynağı da personel olabilir.
Bu nedenle Pareto analizi “nereden kesinti yapmalıyız?” sorusundan çok “hangi maliyetleri daha detaylı incelemeliyiz?” sorusuna cevap verir.
Tedarikçi Yönetiminde Pareto Analizi
Tedarikçi yönetimi özellikle perakende, toptan satış ve üretim işletmelerinde kritik öneme sahiptir.
Bir işletmenin yüzlerce tedarikçisi bulunabilir ancak satın alma hacminin büyük bölümü az sayıdaki tedarikçide yoğunlaşabilir.
Bu durumda işletme şu risklerle karşılaşabilir:
tek tedarikçiye aşırı bağımlılık,
teslimat gecikmelerinin satışları etkilemesi,
fiyat artışlarının maliyet yapısını bozması,
kritik ürünlerin stokta tükenmesi.
Pareto analizi satın alma verilerine uygulandığında işletmenin hangi tedarikçilere daha bağımlı olduğu görünür hale gelir.
Örneğin satın almaların yüzde 65’i yalnızca üç tedarikçiden gerçekleştiriliyorsa bu firmalar için alternatif tedarik planı oluşturmak işletmenin operasyonel riskini azaltabilir.
Özellikle kritik stok kalemlerinde satın alma ve satış süreçlerinin birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Bilsoft Teklif ve Sipariş Modülü gibi dijital çözümler, satış öncesi teklif ve sipariş hareketlerinin düzenli kayıt altına alınmasına yardımcı olarak işletmenin operasyonel verilerini daha takip edilebilir hale getirebilir.
Müşteri Şikâyetlerinde Pareto Analizi
Pareto analizi müşteri deneyimi tarafında da kullanılabilir.
Bir işletmeye bir ay içerisinde 500 müşteri şikâyeti geldiğini düşünelim.
Şikâyetler şu şekilde sınıflandırılabilir:
geç teslimat,
yanlış ürün,
kırık ürün,
fatura hatası,
ödeme problemi,
müşteri temsilcisine ulaşamama,
ürün kullanım problemi.
Şikâyetlerin sayısı büyükten küçüğe sıralandığında örneğin “geç teslimat” ve “yanlış ürün” problemlerinin toplam şikâyetlerin yüzde 70’ini oluşturduğu görülebilir.
Bu durumda şirket onlarca farklı problemi aynı anda çözmeye çalışmak yerine öncelikle teslimat ve sipariş hazırlama süreçlerine odaklanabilir.
Bu iki problem çözüldüğünde toplam şikâyet sayısında önemli bir iyileşme görülebilir.
Pareto analizinin işletmeler açısından en büyük avantajlarından biri tam olarak budur:
En yüksek etki yaratabilecek iyileştirme alanlarını görünür hale getirmek.
Pareto Analizi Excel’de Nasıl Yapılır?
Küçük veri setleri için Pareto analizi Excel üzerinden de hazırlanabilir.
Örneğin ürün bazlı satış analizi yapmak istediğinizi düşünelim.
1. Ürün listesini oluşturun
İlk sütuna ürün isimlerini yazın.
2. Satış tutarlarını ekleyin
İkinci sütuna belirlenen dönem içerisindeki toplam satış tutarlarını girin.
3. Büyükten küçüğe sıralayın
Satış tutarı en yüksek ürün ilk sırada olacak şekilde sıralama yapın.
4. Toplam satış tutarını hesaplayın
Bütün ürünlerin satışlarını toplayın.
5. Yüzde paylarını hesaplayın
Her ürün satışını toplam satışa bölerek ürünün yüzdesini bulun.
6. Kümülatif yüzde sütunu oluşturun
İlk ürünün payından başlayarak yüzdeleri satır satır toplayın.
7. Yaklaşık yüzde 80 seviyesine ulaşan noktayı belirleyin
Böylece toplam satışların büyük bölümünü oluşturan ürün grubunu görebilirsiniz.
Excel, küçük işletmeler için başlangıç aşamasında pratik olsa da ürün, müşteri ve işlem sayısı arttıkça manuel dosyaların güncel tutulması zorlaşabilir.
Bu noktada satış, cari, stok, kasa ve banka hareketlerinin birbirinden kopuk dosyalarda tutulması yerine entegre ön muhasebe yaklaşımı kullanılması işletmenin raporlama kabiliyetini güçlendirebilir.
Pareto Analizi Yaparken En Sık Yapılan Hatalar
Pareto analizi basit görünmesine rağmen yanlış yorumlandığında işletmeyi hatalı kararlara yönlendirebilir.
80/20 oranını kesin kural olarak görmek
Her analiz mutlaka yüzde 80 ve yüzde 20 sonucu vermek zorunda değildir.
Önemli olan yoğunlaşmanın nerede olduğunu belirlemektir.
Yalnızca ciroya bakmak
Yüksek ciro yüksek kârlılık anlamına gelmeyebilir.
Maliyet, iade, iskonto ve tahsilat performansı da dikkate alınmalıdır.
Çok kısa dönemleri analiz etmek
Bir haftalık satış verisi özellikle sezonluk işletmeler için yanıltıcı olabilir.
Uygun analiz dönemi işletmenin sektörüne göre belirlenmelidir.
Sezon etkisini dikkate almamak
Kışlık ürünleri yaz aylarındaki satışlara göre düşük performanslı kabul etmek doğru değildir.
Benzer dönemlerin karşılaştırılması gerekir.
Verilerin doğruluğunu kontrol etmemek
Mükerrer ürün kartları, hatalı cari kayıtlar veya yanlış stok giriş çıkışları analiz sonuçlarını doğrudan etkiler.
Düşük performanslı tüm ürünleri kaldırmak
Pareto analizi düşük paya sahip ürünlerin gereksiz olduğunu tek başına kanıtlamaz.
Tamamlayıcı ürünler, stratejik ürünler ve yeni satışa sunulan ürünler ayrıca değerlendirilmelidir.
Analizi aksiyona dönüştürmemek
En sık yapılan hatalardan biri raporu hazırladıktan sonra hiçbir değişiklik yapmamaktır.
Pareto analizi ancak karar alma sürecine dahil edildiğinde değer üretir.
Pareto Analizi Sonrasında Hangi Aksiyonlar Alınabilir?
Analiz tamamlandığında işletmenin önünde çok sayıda aksiyon seçeneği bulunabilir.
Satış tarafında:
En çok satış oluşturan ürünlerin bulunurluğu artırılabilir.
Stok tarafında:
Kritik ürünlere minimum stok limitleri tanımlanabilir.
Satın alma tarafında:
Yüksek etkili ürünlerin tedarik süreleri yeniden değerlendirilebilir.
Müşteri tarafında:
Yüksek değer oluşturan müşteri grupları için özel hizmet süreçleri geliştirilebilir.
Tahsilat tarafında:
Vadesi geçmiş toplam alacağın büyük bölümünü oluşturan müşterilere öncelik verilebilir.
Pazarlama tarafında:
En yüksek dönüşüm veya kârlılık sağlayan ürün kategorilerine daha fazla bütçe ayrılabilir.
Operasyon tarafında:
En sık meydana gelen sorunların temel nedenleri öncelikli olarak çözülebilir.
Ancak tüm aksiyonların ölçülebilir olması gerekir.
Örneğin “A ürününün stoğunu artıracağız” yerine “A ürününde minimum 14 günlük ortalama satış kadar güvenlik stoğu oluşturacağız” şeklinde daha ölçülebilir hedefler belirlenebilir.
Pareto Analizi Ne Sıklıkla Yapılmalıdır?
Tek bir standart süre bulunmaz.
Analiz sıklığı işletmenin işlem hacmine ve sektörüne göre değişebilir.
Yoğun perakende veya e-ticaret işletmeleri ürün performansını haftalık veya aylık değerlendirebilir.
Toptan satış işletmelerinde müşteri ve tahsilat Pareto analizleri aylık olarak yapılabilir.
Daha uzun satış döngüsüne sahip B2B işletmelerinde üç aylık dönemler daha anlamlı sonuç verebilir.
Önemli olan aynı yöntemle düzenli karşılaştırmalar yapabilmektir.
Örneğin:
Ocak: İlk 10 ürün satışların %72’sini oluşturuyor.
Şubat: İlk 10 ürün satışların %75’ini oluşturuyor.
Mart: İlk 10 ürün satışların %81’ini oluşturuyor.
Bu değişim, işletmenin giderek daha az sayıda ürüne bağımlı hale geldiğini gösterebilir.
Bu durum olumlu da olabilir, riskli de.
Yüksek performanslı ürünlere odaklanmak verimlilik sağlarken birkaç ürüne aşırı bağımlılık oluşması satış riskini artırabilir.
Dolayısıyla Pareto sonuçları yalnızca performans değil, işletme riskleri açısından da yorumlanmalıdır.
KOBİ’ler İçin 30 Günlük Pareto Analizi Uygulama Planı
Pareto analizini işletmenizin yönetim alışkanlığı haline getirmek için basit bir 30 günlük plan uygulanabilir.
İlk Hafta: Veri Düzenleme
İlk hafta boyunca:
ürün kartlarını kontrol edin,
mükerrer kayıtları temizleyin,
müşteri cari hesaplarını gözden geçirin,
stok miktarlarını doğrulayın,
satış kayıtlarındaki eksikleri belirleyin.
Analizin doğruluğu veri kalitesine bağlıdır.
İkinci Hafta: İlk Analizleri Oluşturun
İlk aşamada yalnızca üç temel analiz yeterlidir:
Ürün bazlı satış Pareto analizi
Müşteri bazlı ciro Pareto analizi
Vadesi geçmiş alacak Pareto analizi
Bu üç rapor işletmenin satış, müşteri ve nakit tarafıyla ilgili önemli bilgiler sağlayabilir.
Üçüncü Hafta: Aksiyonları Belirleyin
Her analizden en fazla üç aksiyon çıkarın.
Örneğin:
en çok satan 10 üründe minimum stok seviyesi belirleme,
en yüksek ciro oluşturan 20 müşteriyle satış planı oluşturma,
toplam gecikmiş alacağın yüzde 60’ını oluşturan müşterilerle tahsilat görüşmesi yapma.
Dördüncü Hafta: Sonuçları Ölçün
Uygulanan aksiyonların etkisini değerlendirin.
Stokta yok satma azaldı mı?
Tahsilatlar hızlandı mı?
En önemli müşterilerin sipariş hacmi değişti mi?
Satış ekibinin zamanı daha verimli kullanılmaya başladı mı?
Böylece Pareto analizi tek seferlik bir rapordan sürekli iyileştirme aracına dönüşür.
Pareto Analizi ve Dijital Ön Muhasebe Birlikte Nasıl Kullanılır?
Pareto analizinin temel ihtiyacı güvenilir veridir.
Satış farklı bir Excel dosyasında, stok başka bir sistemde, müşteri bakiyeleri ayrı bir tabloda ve banka hareketleri yalnızca internet bankacılığında tutuluyorsa kapsamlı analiz yapmak oldukça zahmetli hale gelir.
Dijital ön muhasebe yaklaşımında ise:
satış,
stok,
cari hesap,
fatura,
tahsilat,
kasa,
banka,
gelir-gider
gibi işletme hareketlerinin birbirleriyle bağlantılı takip edilmesi mümkündür.
Bu yapı yalnızca günlük işlemleri kolaylaştırmaz; işletmenin karar alabileceği düzenli bir veri kaynağı oluşturur.
Örneğin satış verisiyle hangi ürünlerin öne çıktığını, cari hesaplarla hangi müşterilerin daha yüksek hacme sahip olduğunu, tahsilat kayıtlarıyla hangi müşterilerin ödeme performansının düşük olduğunu birlikte değerlendirebilirsiniz.
Bu nedenle Pareto yaklaşımının gerçek gücü yalnızca yüzde hesaplamasından değil, farklı işletme verilerinin birlikte yorumlanmasından gelir.
KOBİ’lerin dijital finans yönetimi konusunda daha kapsamlı bilgi için KOBİ’ler İçin Dijital Ön Muhasebe Rehberi içeriğini de inceleyebilirsiniz.
Bilsoft ile Veriye Dayalı İşletme Yönetimi
İşletmeler büyüdükçe yalnızca işlem yapmak değil, gerçekleştirilen işlemlerden doğru sonuçlar çıkarmak da önem kazanır.
Yüzlerce ürün, müşteri, sipariş ve finansal hareket içerisinden işletmenin performansını gerçekten etkileyen noktaları belirlemek için verilerin düzenli olarak kayıt altına alınması gerekir.
Bilsoft’un ön muhasebe çözümleri sayesinde cari hesap, stok, fatura, kasa, banka ve temel finansal hareketler merkezi bir yapıda takip edilebilir.
E-ticaret işletmeleri e-Ticaret Entegrasyonu üzerinden sipariş ve stok süreçlerini daha bütünlüklü yönetebilir.
Vadeli çalışan işletmeler Vade Takip Modülü ile ödeme tarihlerini ve açık hesap süreçlerini izleyebilir.
Banka hareketlerini finansal kayıtlarıyla birlikte değerlendirmek isteyen işletmeler Banka Entegrasyonu çözümünü inceleyebilir.
Stok seviyelerinin kritik olduğu işletmeler ise Stok Risk Limit Modülü ile stok kontrol süreçlerini destekleyebilir.
Bu sistemlerden elde edilen düzenli veriler, Pareto analizi gibi yönetim yöntemlerinin daha sağlıklı uygulanmasını kolaylaştırır.
Sonuç: Her Şeye Değil, Sonucu En Fazla Etkileyen Noktalara Odaklanın
KOBİ’lerde başarılı yönetimin temel unsurlarından biri sınırlı kaynakları doğru alanlara yönlendirebilmektir.
Her ürün, müşteri, gider veya problem işletmenin başarısını aynı ölçüde etkilemez.
Pareto analizi tam olarak bu farkı görünür hale getirir.
Doğru uygulandığında işletme:
en fazla satış oluşturan ürünlerini,
en değerli müşterilerini,
finansal açıdan kritik stoklarını,
tahsilat riskinin yoğunlaştığı hesapları,
en yüksek maliyet oluşturan giderleri,
müşteri memnuniyetini en fazla etkileyen problemleri
daha kolay belirleyebilir.
Ancak 80/20 kuralını katı bir matematiksel formül olarak görmek yerine önceliklendirme yaklaşımı olarak değerlendirmek gerekir.
Bazı işletmelerde satışların yüzde 80’i ürünlerin yüzde 20’sinden gelirken başka bir işletmede oran 70/30 olabilir.
Önemli olan rakamın tam olarak 80/20 çıkması değil, işletmenin yüksek etki oluşturan az sayıdaki unsuru keşfetmesidir.
Bunun için de ilk şart doğru ve güncel veridir.
Satış, stok, cari hesap, tahsilat ve finansal hareketlerini düzenli şekilde yöneten işletmeler, yalnızca geçmişte ne olduğunu görmekle kalmaz; kaynaklarını gelecekte nereye yönlendirmesi gerektiği konusunda da daha güçlü kararlar alabilir.
Pareto analizi bu açıdan bakıldığında yalnızca bir analiz tekniği değil, KOBİ’lerin daha odaklı, ölçülebilir ve verimli yönetilmesine yardımcı olan pratik bir karar verme yaklaşımıdır.
Pareto Analizi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1. Pareto analizi nedir?
Pareto analizi, bir sonuç üzerinde en yüksek etkiye sahip ürün, müşteri, gider, problem veya diğer unsurların belirlenmesi için kullanılan bir analiz yöntemidir. Genellikle 80/20 kuralıyla ilişkilendirilir. Amaç, işletmenin bütün konulara eşit şekilde odaklanması yerine performansı en fazla etkileyen alanları belirleyerek kaynaklarını daha verimli kullanmasını sağlamaktır.
2. 80/20 kuralı her zaman tam olarak yüzde 80 ve yüzde 20 olmak zorunda mı?
Hayır. Pareto ilkesindeki 80/20 oranı genel bir yoğunlaşma yaklaşımını ifade eder. Bir işletmede dağılım 70/30, 75/25 veya 90/10 şeklinde gerçekleşebilir. Analizin temel amacı belirli bir yüzdeyi doğrulamak değil, sonuçların büyük bölümünü oluşturan sınırlı sayıdaki faktörü belirlemektir.
3. Pareto analizi hangi alanlarda kullanılabilir?
Pareto analizi satış, stok yönetimi, müşteri segmentasyonu, tahsilat, gider analizi, satın alma, tedarikçi yönetimi, müşteri şikâyetleri, üretim hataları ve e-ticaret performansı gibi birçok alanda kullanılabilir. Örneğin hangi ürünlerin satışların büyük bölümünü oluşturduğu veya hangi müşterilerin vadesi geçmiş alacakların çoğuna sahip olduğu Pareto analiziyle belirlenebilir.
4. Küçük işletmeler Pareto analizini nasıl yapabilir?
Küçük işletmeler öncelikle analiz etmek istedikleri alanı belirlemeli ve ilgili verileri toplamalıdır. Veriler büyükten küçüğe sıralanmalı, her kalemin toplam içerisindeki payı ve kümülatif yüzdesi hesaplanmalıdır. Küçük veri setlerinde Excel kullanılabilir. İşlem hacmi arttıkça satış, stok ve cari hesap verilerini düzenli tutan bir ön muhasebe programından yararlanmak analiz sürecini kolaylaştırabilir.
Diğer Bloglarımızı İncelediniz mi?
Pareto analizini işletmenizde uygularken satış, stok, cari hesap ve tahsilat verilerinizi daha doğru yorumlamak için aşağıdaki Bilsoft Blog içeriklerini de inceleyebilirsiniz:
Stok Takibi Nedir? KOBİ’ler İçin Stok Yönetimi ve Stok Takip Programı Rehberi
Stok seviyelerini, ABC analizini, stok devir hızını ve dijital stok yönetiminin temel noktalarını detaylı şekilde inceleyin.
Tahsilat Takibi Nasıl Yapılır? KOBİ’ler İçin 9 Adımlı Rehber
Müşteri alacaklarını takip etme, geciken tahsilatları belirleme ve tahsilat süreçlerini daha sistemli yönetmenin yollarını öğrenin.
KOBİ’ler İçin Dijital Ön Muhasebe Rehberi
Cari hesap, stok, e-Fatura, kasa, banka ve raporlama süreçlerini tek merkezden yönetmenin işletmelere sağladığı avantajları keşfedin.
Entegre Ön Muhasebe Programı: KOBİ’ler İçin Uçtan Uca Yönetim Rehberi
Satıştan tahsilata, stoktan e-ticarete kadar işletme verilerinin entegre şekilde yönetilmesinin neden önemli olduğunu inceleyin.